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Fahrradauktion organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Fahrradauktion braucht mehr Vorbereitung als nur Fahrräder und einen Auktionator. Du musst jedes Rad erfassen, technisch prüfen, nummerieren und im Katalog eindeutig beschreiben. Gleichzeitig brauchen Anmeldung, Gebote und Bezahlung einen getesteten Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Aufbau am Auktionstag und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Auktionsdatum veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Auktionslocation reservieren

  • Zahlungssystem reservieren

  • Auktionsfahrräder registrieren

    3 Personen

  • Fahrräder auf dem Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Fahrräder technisch prüfen

    3 Personen

  • Fahrräder reinigen

    3 Personen

  • Kleine Reparaturen durchführen

    3 Personen

  • Auktionsnummern zuweisen

    2 Personen

  • Fahrraddaten eingeben

    2 Personen

  • Auktionskatalog erstellen

    2 Personen

  • Katalog drucken

  • Losetiketten vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Zahlungsablauf testen

    2 Personen

  • Auktionsteam instruieren

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Fahrräder ausladen

    5 Personen

  • Fahrräder aufstellen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Kaffeepunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Fahrräder und Katalog prüfen

    3 Personen

  • Auktionsschalter testen

    2 Personen

Event

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Gebotskarten ausgeben

    2 Personen

  • Fahrräder vorführen lassen

    3 Personen

  • Auktion eröffnen

  • Fahrräder versteigern

    3 Personen

  • Verkaufsergebnisse erfassen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    3 Personen

  • Fahrräder mitgeben

    4 Personen

  • Nicht verkaufte Fahrräder markieren

    2 Personen

  • Auktionsschalter schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Fahrräder sicher abstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Material inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Unbezahlte Parzellen nachverfolgen

  • Nicht verkaufte Fahrräder abwickeln

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • AuktionstischeAnz. 2
  • StühleAnz. 100
  • FahrradständerAnz. 8
  • FahrradständerAnz. 80
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Sportmaterial

  • AuktionsfahrräderAnz. 80

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Drucker
  • KartenterminalsAnz. 2
  • Barcode-ScannerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • FahrradpumpenAnz. 3
  • FahrradreparaturständerAnz. 2
  • WerkzeugkofferAnz. 2
  • GeldkassetteAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

  • Auktionsbanner
  • WegweiserAnz. 12
  • LosnummernhalterAnz. 80

Schreibwaren

  • GebotskartenAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • EmpfangsbelegbücherAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Reinigungswagen

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Fahrradprüfung nicht erst am Auktionstag: Erfasse technische Mängel und kleine Reparaturen mindestens 7 Tage vorher, damit Katalogdaten und Losnummern noch angepasst werden können.
  • Lege die Auktionsnummern erst nach der Registrierung aller Fahrräder fest. So vermeidest du doppelte Losnummern und falsche Zuordnungen im gedruckten Katalog.
  • Teste Zahlungssystem, Kartenterminals und Drucker spätestens am Vortag mit einer vollständigen Beispielzahlung. Prüfe dabei auch WLAN, Stromanschlüsse und mindestens ein Verlängerungskabel.
  • Richte die Registrierungstheke vor dem Einlass ein und halte Gebotskarten, Klemmbretter und Stifte bereit. Zwei getrennte Bereiche für Anmeldung und Zahlung verkürzen Warteschlangen deutlich.
  • Plane für das Ausladen und Aufstellen der Fahrräder mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Fahrradständer, Wegweiser und Absperrpfosten sollten stehen, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Fahrradauktion organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Die Fahrräder sollten spätestens 7 Tage vor der Auktion registriert, geprüft und für den Katalog vorbereitet sein.
Wann müssen die Fahrräder technisch geprüft werden?
Führe die technische Prüfung mindestens 7 Tage vor dem Auktionstermin durch. Für Reparaturen, Reinigung und eine abschließende Kontrolle bleibt dann noch genügend Zeit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fahrradauktion?
Plane für Ausladen, Fahrradständer, Auktionstische, Registrierung und Beschallungsanlage mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Öffne die Location früh genug, damit die Technik vor dem Einlass getestet werden kann.
Wann sollte der Auktionskatalog gedruckt werden?
Drucke den Katalog erst, wenn Fahrraddaten, Losnummern und Reparaturangaben abgeschlossen sind – idealerweise 2 bis 3 Tage vor der Auktion. Änderungen am Auktionstag führst du separat als Hinweis aus.

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