Checklist voor een fietstocht tijdens een zomeravond

Een zomeravondtocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzoeken. Je regelt vooraf de start- en rustlocatie, vergunningen, aanmeldingen en een route die ook in de schemering duidelijk blijft. Op de dag zelf moeten registratie, fietscontrole, bewegwijzering, eten en drinken tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je om de 55 taken in een logische volgorde af te werken en voorkomt dat veiligheidsmateriaal of verlichting pas na vertrek wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route bepalen
2 personen
Routevergunning controleren
Startlocatie reserveren
Rustlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route digitaal delen
Weersverwachting controleren
Deelnemers definitief bevestigen
Route opnieuw controleren
2 personen
Fietsen en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Fietsnummers en polsbandjes klaarleggen
Startpakket samenstellen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Start- en finishborden plaatsen
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
Registratietafel inrichten
2 personen
Drank- en eetpunt inrichten
3 personen
EHBO- en reparatiepunt klaarzetten
2 personen
Routebegeleiders instrueren
4 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Startpakket uitdelen
2 personen
Fietsverlichting controleren
2 personen
Welkomstwoord geven
Veiligheidsinstructies geven
Fietsgroepen laten vertrekken
4 personen
Routebegeleiding verzorgen
4 personen
Rustpunt opbouwen
2 personen
Dranken en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Deelnemers bij de finish ontvangen
3 personen
Finishregistratie bijwerken
Buffet en warme maaltijd serveren
4 personen
Dranken bij de finish bijvullen
2 personen
Fietsen veilig stallen
2 personen
Bedankwoord geven

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen droog opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 2

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsverlichtingssetsaantal 10
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietsnummersaantal 60
Bidonhoudersaantal 6
Koelboxenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Wegwerpregenponcho'saantal 20
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Mobiele geluidsinstallatie
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Start- en finishbordenaantal 2
Routepijlenaantal 40
Routepaaltjesaantal 25
Afzetlintaantal 4
Ballonnenaantal 50

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route uiterlijk 3 weken vooraf en controleer daarna opnieuw op wegwerkzaamheden, omleidingen en lastige kruisingen. Deel de digitale route pas nadat de definitieve versie is gecontroleerd.
Verzamel dieetwensen en telefoonnummers tegelijk met de aanmeldingen. Bevestig het definitieve deelnemersaantal minimaal 3 dagen voor de tocht, zodat je hapjes, drank en startpakketten kunt afstemmen.
Controleer fietsen en veiligheidsmateriaal niet pas bij de start. Leg fietspompen, reparatiesets, reservebinnenbanden, fietsverlichting en reflecterende hesjes minstens 1 dag eerder klaar.
Richt de startlocatie in met een aparte registratietafel en een duidelijk drank- en eetpunt. Zet start- en finishborden en routepijlen zo neer dat deelnemers ook bij minder licht direct weten waar ze heen moeten.
Test de mobiele geluidsinstallatie, portofoons, ledlampen en powerbanks vóór de opbouw. Neem voor een zomeravondtocht ook wegwerpregenponcho's, EHBO-koffers en reddingsdekens mee; die spullen worden vaak vergeten omdat de weersverwachting aanvankelijk goed is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de route, vergunningcontrole en het reserveren van de start- en rustlocatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor vertrek en bevestig deelnemers en route opnieuw 3 dagen van tevoren.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een zomeravondtocht?: Reken voor het rustpunt op ongeveer 2 drankjes per deelnemer, naast een eigen bidon voor onderweg. Koel de dranken enkele uren voor de start en houd extra water achter de hand bij warm weer.
Wat moet ik meenemen voor fietspech onderweg?: Neem per groep minimaal 1 fietspomp, 1 fietsreparatieset en 2 reservebinnenbanden mee. Bij een grotere tocht is het verstandig om op meerdere punten materiaal en een reparatiestandaard beschikbaar te hebben.
Hoe zorg ik dat deelnemers de route in het donker kunnen volgen?: Controleer de route opnieuw bij daglicht en plaats routepijlen op alle afslagen en kruisingen. Gebruik vanaf de schemering fietsverlichtingssets, reflecterende hesjes en zaklampen; test dit materiaal uiterlijk 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.