Checklist voor een goed georganiseerde fietstocht

Een fietstocht organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzoeken. Je moet de afstand en ondergrond controleren, een alternatief achter de hand hebben en vooraf weten wie in welke groep rijdt. Ook routeaanduiding, reparatiemateriaal, noodcontacten en een water- en snackpost regel je vóór de start. Met deze checklist werk je van de eerste routekeuze naar een duidelijke briefing, veilige rit en ingerichte finishlocatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Route fysiek verkennen
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Start- en eindlocatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Routekaart en GPX-bestand maken
Route-informatie versturen
Deelnemerslijst definitief maken
Fietsgroepen indelen
2 personen
Begeleiders aan groepen koppelen
Weersverwachting controleren
Deelnemers over weer informeren
Fiets- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routeborden en pijlen voorbereiden
2 personen
Fietsen en materialen klaarzetten
3 personen
Finishlocatie inrichten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Water- en snackpost inrichten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Buffet voorbereiden
3 personen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Fietsverlichting controleren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fietsgroepen laten vertrekken
4 personen
Achterblijvende deelnemers begeleiden
2 personen
Route en kruispunten controleren
3 personen
Water en snacks uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
Binnenkomende groepen opvangen
3 personen
Fietsen veilig stallen
2 personen
Buffet en warme hapjes serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
Verlichting inschakelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Finishlocatie schoonmaken
4 personen
Fiets- en reparatiemateriaal controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Fietsenrekkenaantal 8

Sportmateriaal

Veiligheidshesjesaantal 12
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Binnenbandenaantal 12
Fietslichtenaantal 12
Fietshelmenaantal 6
Reflecterende bandenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12

Routeaanduiding

Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Afzetlintaantal 4
Watervaste stiftenaantal 6

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route fysiek voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer smalle passages, kruisingen, wegwerkzaamheden en rustpunten en leg meteen een alternatieve route vast.
Stuur route-informatie niet alleen als link. Deel uiterlijk enkele dagen vooraf ook de afstand, verwachte duur, start- en eindlocatie, routekaart en het GPX-bestand.
Maak de groepsindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Koppel per fietsgroep een begeleider en noteer noodcontacten op een plek die ook zonder internet bereikbaar is.
Controleer fiets- en veiligheidsmateriaal minimaal één dag vooraf. Test fietslichten en mobiele telefoons, laad powerbanks op en leg per startgroep een fietspomp, reparatieset en passende binnenband klaar.
Richt de water- en snackpost vóór de eerste groep vertrekt in. Zet drank koel, plaats bekers en schenkkanen klaar en zorg dat routepijlen met kabelbinders of afzetlint zichtbaar blijven bij alle lastige afslagen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?: Begin minstens 3 tot 4 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en uitnodigingen. Controleer de route opnieuw in de laatste week en maak de deelnemerslijst en groepsindeling uiterlijk 2 dagen voor vertrek definitief.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een fietstocht?: Reken bij een tocht van 2 tot 3 uur op minimaal 1 bidon van 500 tot 750 milliliter per deelnemer, plus extra voorraad bij de water- en snackpost. Voor warm weer plan je ten minste 25 procent extra.
Wat moet er in een fietsreparatieset voor een fietstocht?: Neem per fietsgroep minimaal 1 fietspomp, 1 reparatieset en 2 passende binnenbanden mee. Voeg fietslichten, kabelbinders en een mobiele telefoon met opgeladen powerbank toe voor pech of contact onderweg.
Wanneer moet je routepijlen plaatsen bij een fietstocht?: Plaats de routepijlen op de dag zelf, bij voorkeur 1 tot 2 uur voor de start, zodat ze niet onnodig lang buiten staan. Controleer vlak vóór vertrek alle kruisingen en haal de pijlen direct na de laatste groep weer weg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.