Checklist voor een goed georganiseerde fietsproeverijtocht

Een fietsproeverijtocht vraagt om meer dan een mooie route. Je moet proeflocaties op tijd vastleggen, de fietstijd tussen stops testen en per deelnemer genoeg porties, bekers en koelruimte plannen. Regel ook vooraf wie begeleidt, waar fietsen kunnen staan en wat er gebeurt bij pech of regen. Met deze checklist werk je van datum en route naar een duidelijke briefing en een startlocatie die op tijd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Proeflocaties reserveren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Route volledig voorrijden
2 personen
Routepunten vastleggen
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Proefmenu per stop samenstellen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Vrijwilligers indelen
Briefing voor begeleiders maken
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Proefproducten controleren
2 personen
Routekaarten printen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Proefporties voorbereiden
4 personen
Stopmaterialen per locatie klaarzetten
3 personen
Startlocatie inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Proefstops opbouwen
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Proefgerechten klaarzetten
4 personen

Event

Naamstickers uitdelen
2 personen
Deelnemers inchecken
3 personen
Fietsveiligheid controleren
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Route en veiligheidsregels toelichten
2 personen
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
Proeverij per stop begeleiden
5 personen
Hapjes bijvullen
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Route en groepen controleren
3 personen
Eindstop ontvangen
4 personen
Eindhapjes serveren
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Proefstops afbreken
5 personen
Routebordjes verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Achtergebleven spullen sorteren
2 personen
Routebordjes nalopen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 12
Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 15
Snijplankenaantal 8
Keukenmessenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 35
Markeerstokkenaantal 40
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Reparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 8
Snelbindersaantal 8
Routekaarthoudersaantal 60
Fietsparkeerrekkenaantal 6

Keuken

Afwasbakkenaantal 3
Koelelementenaantal 24
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Naamstickersaantal 70
Stiftenaantal 12
Menukaartenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Slingerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Herbruikbare poetsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route vooraf en noteer per traject de werkelijke fietstijd. Plan bij elke proefstop extra tijd voor uitstappen, parkeren en serveren; alleen de afstand inschatten geeft vaak een te strak programma.
Bevestig proeflocaties en leveranciers uiterlijk 2 weken vooraf. Geef daarbij het verwachte aantal deelnemers, dieetwensen en het tijdstip waarop de groep aankomt door.
Maak per stop een aparte krat met proefproducten, serveerschalen, herbruikbare bekers en serveerlepels. Zo hoef je onderweg niet te zoeken en blijft duidelijk wat bij welke locatie hoort.
Controleer uiterlijk 2 dagen voor vertrek de weersverwachting en stuur dan de deelnemersinformatie. Vermeld starttijd, route, kledingadvies, contactnummer, dieetafspraken en wat deelnemers zelf meenemen.
Neem voor de groep minimaal één fietspomp, één reparatieset en reservebinnenbanden mee. Verdeel begeleiders over de route en geef hen vooraf een briefing met routepunten, de alternatieve route en de procedure bij pech.

Veelgestelde vragen

Hoeveel proefstops heeft een fietsproeverijtocht nodig?: Plan meestal 3 tot 5 proefstops voor een tocht van een halve dag. Houd per stop ongeveer 30 tot 45 minuten aan, inclusief parkeren, uitleg en proeven.
Wanneer moet ik een fietsproeverijtocht organiseren?: Leg datum, route en proeflocaties idealiter 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna direct, zodat je dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers op tijd verzamelt.
Hoeveel drank en eten heb ik nodig per deelnemer?: Maak per stop één kleine proefportie per deelnemer en tel 10 procent extra voor morsen of onverwachte deelnemers mee. Voor het eerste uur reken je bij drank op 2 tot 3 consumpties per persoon, naast water.
Wat doe je bij regen tijdens een fietsproeverijtocht?: Bepaal uiterlijk 2 dagen vooraf of de tocht doorgaat en leg een alternatieve route met beschutte stops vast. Informeer deelnemers minimaal 24 uur vooraf over regen kleding, aangepaste tijden of uitstel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.