Fahrradverkostungstour organisieren: die praktische Checkliste
Eine Fahrradverkostungstour verbindet mehrere Stopps, kurze Fahrstrecken und vorbereitete Probierportionen. Damit am Veranstaltungstag nichts ausfällt, legst du zuerst Datum, Route und Verkostungsorte fest und klärst danach Anmeldungen, Menü und Helfer. Fahre die komplette Strecke vorher ab und plane eine Ausweichroute ein. Am Vortag prüfst du Wetter, Fahrräder, Kühlboxen und die Materialien für jeden Stopp.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Route festlegen
2 Personen
Verkostungsorte reservieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
Die Route vollständig abfahren
2 Personen
Routenpunkte festlegen
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Probemenü pro Stopp zusammenstellen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
Freiwillige einteilen
Briefing für Betreuer erstellen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerinformationen versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Probierprodukte kontrollieren
2 Personen
Routenkarten ausdrucken
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Probierportionen vorbereiten
4 Personen
Stopp-Materialien pro Ort bereitstellen
3 Personen
Startbereich einrichten
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Probierstände aufbauen
5 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Verkostungsgerichte bereitstellen
4 Personen
Event
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Teilnehmer einchecken
3 Personen
Fahrradsicherheit überprüfen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Route und Sicherheitsregeln erläutern
2 Personen
Fahrradgruppen starten lassen
3 Personen
Verkostung an jedem Stopp begleiten
5 Personen
Snacks nachfüllen
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Route und Gruppen kontrollieren
3 Personen
Zielschlusspunkt empfangen
4 Personen
Abschlusshäppchen servieren
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Probestopps abbauen
5 Personen
Wegweiser sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Startort reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Gegenstände sortieren
2 Personen
Wegweiser überprüfen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 12
- PartyzelteAnz. 3
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 15
- SchneidebretterAnz. 8
- KüchenmesserAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 35
- MarkierungsstäbeAnz. 40
- WarnwestenAnz. 12
- FahrradpumpenAnz. 3
- ReparatursetsAnz. 3
- ErsatzschläucheAnz. 8
- GepäckspannerAnz. 8
- StreckenkaartenhalterAnz. 60
- FahrradständerAnz. 6
Küche
- SpülbeckenAnz. 3
- KühlelementeAnz. 24
- MessbecherAnz. 4
- ServierzangenAnz. 10
- AluminiumfolieAnz. 2
Dekoration
- NamensaufkleberAnz. 70
- StifteAnz. 12
- SpeisekartenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichtergirlandeAnz. 3
Reinigung
- Wiederverwendbare PutztücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchrollenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Verkostungsorte erst, nachdem du die geplante Strecke vollständig abgefahren hast. So erkennst du Steigungen, Baustellen und realistische Fahrzeiten zwischen den Stopps.
- Plane pro Verkostungsstopp ein festes Probemenü und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Lieferanten sollten ihre Mengen und Lieferzeiten spätestens 3 Tage vor der Tour bestätigen.
- Teile die Betreuung jedes Stopps mit Namen und Uhrzeit ein und verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 2 Tage vor dem Termin. Dazu gehören Treffpunkt, Route, Dauer, Hinweise zur Kleidung und eine Telefonnummer für Rückfragen.
- Bereite die Probierportionen erst nach der letzten Kontrolle der Teilnehmerliste vor. Fülle Kühlboxen am Veranstaltungstag und stelle das Material für jeden Stopp in einer eigenen, beschrifteten Einheit bereit.
- Prüfe Wettervorhersage und Alternativroute 24 Stunden vorher. Stelle Wegweiser und Markierungsstäbe vor dem Start auf und kontrolliere bei Fahrrädern, Pumpen und Reparatursets besonders Bremsen, Reifen und Ersatzschläuche.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Fahrradverkostungstour planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Route und Reservierungen. Verschicke die Einladungen danach, damit du für Anmeldung, Ernährungswünsche und Helfereinteilung noch mindestens 2 Wochen Zeit hast.
- Wie viele Verkostungsstopps sind bei einer Fahrradtour sinnvoll?
- Plane meist 3 bis 5 Stopps ein, damit zwischen den Verkostungen genug Fahrzeit bleibt und die Gruppe nicht ständig anhalten muss. Rechne pro Stopp etwa 30 bis 45 Minuten für Ausgabe, Essen und Organisation ein.
- Wann muss die Teilnehmerliste für die Fahrradverkostung feststehen?
- Schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor der Tour. Dann kannst du Probierportionen, Geschirr, Getränke und Sitz- oder Stehplätze passend vorbereiten.
- Was braucht man bei schlechtem Wetter für eine Fahrradverkostungstour?
- Lege mindestens 24 Stunden vorher eine vollständige Alternativroute fest und prüfe, ob die Verkostungsorte überdachte Bereiche haben. Für den Start- und die Stopps solltest du außerdem Partyzelte, trockene Aufbewahrung und zusätzliche Wegweiser einplanen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!