Checklist pour organiser une balade-dégustation à vélo

Une balade-dégustation à vélo se prépare comme un parcours, mais aussi comme une succession de petits services. Il faut verrouiller l’itinéraire, réserver chaque lieu de dégustation et prévoir une solution si la météo ou l’état des routes change. Les inscriptions servent à compter les portions, les bénévoles et le matériel roulant. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation du départ et au remplissage des glacières.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver les lieux de dégustation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
2 personnes
Définir les points du parcours
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Composer le menu dégustation par étape
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Répartir les bénévoles
Préparer le briefing pour les accompagnateurs
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les produits de dégustation
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
Préparer les matériaux de calage par site
3 personnes
Aménager le lieu de départ
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Monter les pauses dégustation
5 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les plats de dégustation
4 personnes

Événement

Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier la sécurité des vélos
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les règles de sécurité
2 personnes
Laisser partir les groupes de cyclistes
3 personnes
Accompagner la dégustation à chaque étape
5 personnes
Réapprovisionner les en-cas
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Contrôler le parcours et les groupes
3 personnes
Recevoir le stop final
4 personnes
Servir les derniers amuse-bouches
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter les étapes de dégustation
5 personnes
Rassembler les panneaux de parcours
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Trier les objets oubliés
2 personnes
Vérifier les panneaux de parcours
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 12
Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 15
Planches à découperqté 8
Couteaux de cuisineqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Panneaux d’orientationqté 35
Piquets de balisageqté 40
Gilets réfléchissantsqté 12
Pompes à véloqté 3
Kits de réparationqté 3
Chambres à air de rechangeqté 8
Sandowsqté 8
Supports de cartes de parcoursqté 60
Supports de stationnement pour vélosqté 6

Cuisine

Bacs à vaisselleqté 3
Pains de glaceqté 24
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Étiquettes nominativesqté 70
Marqueursqté 12
Cartes de menuqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Parcourez l’itinéraire complet en voiture avant d’envoyer les informations finales. Notez les passages difficiles, les endroits où poser les panneaux et un itinéraire alternatif réellement praticable.
Fixez une date limite d’inscription avant de commander les produits. Utilisez ensuite la liste des participants pour confirmer les besoins alimentaires et calculer les portions de chaque étape.
Préparez le briefing des accompagnateurs avec les points d’arrêt, les horaires, les consignes de sécurité et le rôle de chacun. Prévoyez au moins un responsable identifiable par groupe de cyclistes.
Contrôlez les vélos et le matériel avant le départ, pas au moment de l’accueil. Les pompes, kits de réparation et chambres à air de rechange doivent être accessibles pendant le parcours, tandis que les gilets réfléchissants servent à rendre l’encadrement visible.
Installez les tables, chaises, panneaux d’orientation et supports de stationnement avant l’arrivée des participants. Remplissez les glacières avec les pains de glace et préparez les portions par site afin d’éviter les manipulations pendant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une balade-dégustation à vélo ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les lieux de dégustation, confirmer les fournisseurs, ouvrir les inscriptions et parcourir l’itinéraire avant la communication finale.
Quand vérifier la météo pour une balade-dégustation à vélo ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 heures avant le départ. À ce moment-là, confirmez l’itinéraire, l’itinéraire alternatif et les informations envoyées aux participants.
Combien de dégustations prévoir par étape ?: Prévoyez généralement 2 à 4 petites portions par participant et par étape, selon le menu choisi. Calculez les quantités à partir des inscriptions définitives et ajoutez une petite marge pour les portions abîmées ou renversées.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant le parcours ?: Prévoyez au minimum une pompe, un kit de réparation et plusieurs chambres à air de rechange accessibles à l’accompagnement. Vérifiez ce matériel avant le départ et désignez une personne qui sait l’utiliser pendant la balade.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.