Zo organiseer je een fietsoriëntatietocht

Begin met het doel van de tocht, het thema en een route die past bij de deelnemers. Regel daarna de start- en finishlocatie, controleer het parcours op veiligheid en leg een alternatieve route vast. Vervolgens verdeel je de posten over vrijwilligers, verwerk je aanmeldingen en stuur je alle deelnemersinformatie op tijd. Op de dag zelf draait alles om duidelijke routeaanduiding, bemande controlepunten en materiaal voor pech of eerste hulp.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema vaststellen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Fietsroute uitzetten
3 personen
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Controlepunten bepalen
2 personen
7
Vergunningen en meldingen regelen
8
Verzekeringsdekking controleren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Controleposten bemannen
15
Catering bestellen
16
Fietsreparatieset controleren
17
EHBO-materiaal controleren
18
Routekaarten afdrukken
2 personen
19
Deelnemerslijsten afdrukken
20
Routepijlen voorbereiden
3 personen
21
Startnummers sorteren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Routepijlen klaarleggen
2 personen
25
Fietsen en materialen laden
3 personen

Event

26
Startterrein vrijmaken
3 personen
27
Route markeren
4 personen
28
Controleposten inrichten
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
35
Vrijwilligers naar posten sturen
2 personen
36
Deelnemers ontvangen
4 personen
37
Startnummers uitdelen
3 personen
38
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
39
Route-uitleg geven
2 personen
40
Deelnemers laten starten
3 personen
41
Controleposten bemannen
4 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes en broodjes aanvullen
2 personen
45
Binnenkomende deelnemers registreren
3 personen
46
Routekaarten innemen
2 personen
47
Pechhulp onderweg uitvoeren
2 personen
48
Deelnemers veilig terugmelden
2 personen
49
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
50
Avondverlichting inschakelen
51
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

52
Routepijlen verwijderen
4 personen
53
Controleposten afbreken
4 personen
54
Catering opruimen
3 personen
55
Servies afwassen
2 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Startterrein schoonmaken
3 personen
60
Materialen terugladen
3 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verwerken
63
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Routefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietshelmenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Kompassenaantal 30
Routekaartenaantal 70
Controlepoststempelsaantal 6
Startnummersaantal 70
Linten voor routeaantal 10
Pionnenaantal 30
Routepijlenaantal 80
Reflecterende markeringenaantal 50
Klembordenaantal 8
Stopwatchesaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2
Eerste hulp kitsaantal 2

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Prijstrofeeënaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst de route volledig uit en fiets die zelf na voordat je routepijlen, linten of reflecterende markeringen voorbereidt. Leg minstens één alternatieve route vast voor een afgesloten weg, gevaarlijk kruispunt of onbegaanbaar pad.
Plan controlepunten op logische herkenningspunten en geef elke post een klembord, controlepoststempel, deelnemerslijst en stopwatch. Laat vrijwilligers uiterlijk enkele dagen vooraf weten waar ze staan en hoe ze contact opnemen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week voor de tocht. Vermeld daarin start- en finishtijd, routekaarten, veiligheidsafspraken, wat ze bij pech doen en of een fietshelm verplicht of aanbevolen is.
Controleer het fiets- en EHBO-materiaal niet pas op de ochtend zelf. Test fietspompen, fietsreparatiesets en portofoons en leg reserve binnenbanden, veiligheidshesjes en een duidelijke taakverdeling per post klaar.
Maak de startlocatie de avond ervoor zo veel mogelijk gereed: sorteer startnummers, leg routekaarten en routepijlen klaar en laad fietsen en materialen in. Koel dranken en zet partytenten, tafels, afvalbakken en verlichting apart per gebruiksmoment klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsoriëntatietocht organiseren?: Begin minimaal zes tot acht weken vooraf met route, locatie, vergunningen of meldingen en verzekering. Verstuur de uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de tocht.
Hoeveel controleposten heb je nodig voor een fietsoriëntatietocht?: Plan meestal één controlepost per 5 tot 10 kilometer route, afhankelijk van het aantal deelnemers en de moeilijkheidsgraad. Reserveer daarnaast minstens één vrijwilliger voor de centrale coördinatie en een alternatief voor uitval.
Wat moet je regelen als een deelnemer pech krijgt onderweg?: Zorg per groep of controlepost voor een fietsreparatieset, fietspomp en reserve binnenbanden. Noteer op de routekaart een telefoonnummer of portofoonkanaal voor hulp en leg vooraf vast wie deelnemers ophaalt als reparatie niet lukt.
Wanneer controleer je de fietsroute op veiligheid?: Fiets de volledige route minstens één week vooraf en controleer haar nogmaals kort voor de tocht op wegwerkzaamheden, gladheid en ontbrekende markeringen. Pas de route direct aan en informeer vrijwilligers en deelnemers bij wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.