Organiser une randonnée d’orientation à vélo sans rien oublier

Une randonnée d’orientation à vélo se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et ses contraintes, puis les autorisations, les inscriptions et la logistique du jour J. Prévoyez un départ et une arrivée clairement identifiés, des points de contrôle faciles à repérer et un itinéraire de secours. La sécurité ne se limite pas aux casques : elle concerne aussi le balisage, les communications et l’assistance mécanique. Ce plan vous aide à répartir les 63 tâches et à rassembler les 43 équipements nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Tracer l’itinéraire à vélo
3 personnes
4
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
5
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
6
Définir les points de contrôle
2 personnes
7
Gérer les autorisations et les déclarations
8
Vérifier la couverture d'assurance
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les informations aux participants
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Affecter du personnel aux points de contrôle
15
Commander le catering
16
Vérifier la trousse de réparation vélo
17
Vérifier le matériel de premiers secours
18
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
19
Imprimer les listes de participants
20
Préparer les flèches de direction
3 personnes
21
Trier les dossards
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
25
Charger les vélos et le matériel
3 personnes

Événement

26
Dégager la zone de départ
3 personnes
27
Baliser l’itinéraire
4 personnes
28
Installer les postes de contrôle
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
35
Affecter les bénévoles aux postes
2 personnes
36
Accueillir les participants
4 personnes
37
Distribuer les dossards
3 personnes
38
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
39
Donner les explications du parcours
2 personnes
40
Faire démarrer les participants
3 personnes
41
Affecter du personnel aux points de contrôle
4 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Réapprovisionner les amuse-bouches et les sandwiches
2 personnes
45
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
46
Récupérer les cartes d’itinéraire
2 personnes
47
Assurer l’assistance dépannage en route
2 personnes
48
Confirmer le retour en toute sécurité des participants
2 personnes
49
Assurer la remise des prix
2 personnes
50
Allumer l’éclairage du soir
51
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

52
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
53
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
54
Ranger le service traiteur
3 personnes
55
Faire la vaisselle
2 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Nettoyer la zone de départ
3 personnes
60
Recharger le matériel
3 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Traiter les objets trouvés
63
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Vélos du parcoursqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Casques de véloqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Boussolesqté 30
Cartes d'itinéraireqté 70
Tampons des postes de contrôleqté 6
Numéros de départqté 70
Rubans pour le parcoursqté 10
Cônesqté 30
Flèches de directionqté 80
Marquages réfléchissantsqté 50
Presse-papiersqté 8
Chronomètresqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Décoration

Drapeaux de départqté 2
Trophéesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Tracez le parcours au moins 4 semaines avant la randonnée, puis faites-le à vélo pour repérer les croisements dangereux, les portions impraticables et les endroits où un balisage supplémentaire sera nécessaire.
Placez les points de contrôle à des endroits accessibles et notez pour chacun un responsable, un moyen de communication et une solution de repli. Un poste isolé sans talkie-walkie ni itinéraire alternatif devient vite un point faible.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et transmettez les informations pratiques au moins 7 jours avant le départ : horaires, distance, équipement conseillé, points de contrôle et consignes de sécurité.
Prévoyez une équipe distincte pour le départ, l’arrivée et les contrôles. Pour chaque poste, préparez les listes de participants, les tampons, les chronomètres et les supports d’écriture avant le chargement du matériel.
Faites un essai complet du balisage et de la trousse de réparation la veille. Vérifiez notamment les pompes, les chambres à air de rechange, les kits de réparation, les lampes et les batteries des moyens de communication.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée d’orientation à vélo ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour un parcours simple, et 8 à 12 semaines si des autorisations, des déclarations ou plusieurs communes sont concernés. Le tracé et la vérification de sécurité doivent être terminés avant l’envoi des invitations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une randonnée à vélo ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le départ et clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, d’imprimer les listes et de répartir les bénévoles.
Combien de points de contrôle prévoir sur un parcours à vélo ?: Comptez généralement 1 point de contrôle tous les 10 à 15 kilomètres, selon le niveau des participants et la durée prévue. Chaque poste doit être accessible, identifiable et couvert par une personne équipée pour communiquer avec l’organisation.
Que faut-il prévoir en cas de pluie ou de parcours impraticable ?: Préparez un itinéraire alternatif au moins 7 jours avant la randonnée et indiquez qui décide de son activation. Vérifiez aussi 24 heures avant le départ l’état du parcours, les tentes, les lampes et la protection des cartes et listes imprimées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.