Fietsmarathon organiseren: checklist en planning
Een fietsmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route. Je regelt tegelijk vergunningen, start- en finishlocaties, vrijwilligers, deelnemersinformatie en materiaal voor pech onderweg. Begin met de route en het veiligheidsplan, en werk daarna toe naar de inschrijvingen en de uitvoering op de dag zelf. Met deze checklist zie je welke zaken je vroeg moet vastleggen en wat je pas vlak voor de start controleert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route definitief vastleggen
2 personen
Vergunning voor route aanvragen
Startlocatie reserveren
Finishlocatie reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Route en veiligheidsplan delen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Start- en finishlocatie inspecteren
2 personen
Route opnieuw controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Routeborden klaarleggen
2 personen
Kleding en hesjes uitdelen
2 personen
Event
Startgebied afzetten
4 personen
Finishgebied afzetten
4 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeerskegels plaatsen
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Fietsreparatiepunt inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunch en snacks klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Fietsen en helmen controleren
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Fietsers veilig laten starten
4 personen
Routepost bemannen
4 personen
Bevoorradingspost bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Snacks aanvullen
3 personen
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Finishers ontvangen
3 personen
Finishmaaltijd serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste fietsers begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Nazorg
Routeborden verwijderen
4 personen
Start- en finishgebied afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Route op schade controleren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 20
- Bankenaantal 4
Sportmateriaal
- Routebordenaantal 35
- Pijlbordenaantal 25
- Verkeerskegelsaantal 40
- Startnummersaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
- Medaillelintenaantal 120
- Fietspompenaantal 3
- Fietsreparatiestandaardsaantal 2
- Gereedschapssetsaantal 2
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Bandenlichtersaantal 6
- Fietskettingenaantal 4
- Kettingolieaantal 3
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Megafoonsaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Stopwatchesaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Labelprinter
- Laptop
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerbladenaantal 8
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Waterdispensersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Soepketelsaantal 2
- Boodschappen
Decoratie
- Startbanner
- Finishbanner
- Vlaggenaantal 20
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Hoofdlampenaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Zaklampenaantal 6
- Brandblussersaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Tips
- Leg de route en het veiligheidsplan eerst definitief vast. Vraag daarna de vergunning aan; wijzigingen in afstand, kruisingen of locaties kunnen anders opnieuw afstemming en tijd kosten.
- Reserveer start- en finishlocatie zodra de route staat. Plan uiterlijk een week vooraf een inspectie van beide plekken en controleer waar tenten, tafels, fietsenstalling en afzettingen komen.
- Wijs vrijwilligers niet alleen een taak toe, maar ook een plek en tijdstip. Maak de indeling uiterlijk 7 dagen voor de fietsmarathon bekend, inclusief bezetting van kruisingen, start, finish en verzorgingspunten.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, route, veiligheidsafspraken, wat zij zelf meenemen en bij wie ze zich op de dag kunnen melden.
- Controleer fietsen en reparatiemateriaal vóór het evenement en niet pas bij de start. Leg per reparatiepunt een fietspomp, gereedschapsset, bandenlichters en reservebinnenbanden klaar en test portofoons, megafoons en speakers met volle powerbanks.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietsmarathon organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de route, vergunning en locaties. Gebruik de laatste 2 weken voor vrijwilligersindeling, deelnemersinformatie, materiaalcontrole en een nieuwe routecheck.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een fietsmarathon aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra de route definitief is, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de fietsmarathon. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer de aanvraagtermijn direct bij de routeplanning.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietsmarathon?
- Dat hangt af van het aantal kruisingen, verzorgingspunten en deelnemers. Reken in de planning minimaal één vrijwilliger per bemande post en reserveer daarnaast 2 tot 4 mensen voor start, finish, materiaal en onverwachte uitval.
- Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?
- Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen voor de fietsmarathon. Neem route, startlocatie, starttijd, veiligheidsinstructies, contactnummer en eventuele dieet- of aanmeldgegevens mee.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!