Organiser un marathon cycliste : la checklist complète

Un marathon cycliste demande une préparation progressive, car le parcours, la sécurité et la logistique doivent être prêts en même temps. Commence par arrêter l’itinéraire et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organise les bénévoles, les informations aux participants et le matériel de départ et d’arrivée. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs et à éviter les oublis de dernière minute, comme les panneaux, les outils de réparation ou les moyens de communication.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Arrêter définitivement l’itinéraire
2 personnes
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d'arrivée
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Partager l'itinéraire et le plan de sécurité
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Distribuer les vêtements et les chasubles
2 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
4 personnes
Délimiter la zone d'arrivée
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer des cônes de signalisation
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le point de réparation de vélos
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le déjeuner et les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Faire partir les cyclistes en toute sécurité
4 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Tenir le point de ravitaillement
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les snacks
3 personnes
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Accueillir les finisseurs
3 personnes
Servir le repas d'arrivée
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les derniers cyclistes
2 personnes
Annoncer la clôture

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 20
Bancsqté 4

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 35
Panneaux indicateursqté 25
Cônes de signalisationqté 40
Numéros de départqté 120
Braceletsqté 120
Rubans de médailleqté 120
Pompes à véloqté 3
Supports de réparation de véloqté 2
Kits d'outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 6
Chaînes de véloqté 4
Huile pour chaîneqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Chronomètresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Imprimante d'étiquettes
Ordinateur portable

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Marmites à soupeqté 2
Courses

Décoration

Bannière de départ
Bannière d’arrivée
Drapeauxqté 20

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lampes frontalesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8

Conseils

Finalise l’itinéraire et les autorisations avant d’ouvrir le formulaire d’inscription. Les participants doivent recevoir le parcours et le plan de sécurité suffisamment tôt pour préparer leur sortie.
Prévois une répartition précise des bénévoles : accueil, départ, arrivée, parcours et assistance vélo. Donne à chacun son poste et ses horaires au plus tard quelques jours avant l’épreuve.
Contrôle les vélos et le matériel avant le départ, puis installe plusieurs points d’assistance avec pompes, démonte-pneus, chambres à air et kits d’outils. Une panne simple ne devrait pas immobiliser un participant longtemps.
Prépare les kits de démarrage, les numéros, les bracelets et les vêtements ou chasubles avant le jour J. Regroupe-les par participant ou par vague pour réduire l’attente à l’accueil.
Fais une dernière vérification du parcours et des prévisions météo avant l’installation. Le balisage, les cônes, les tentes et les zones de départ et d’arrivée doivent être en place avant l’arrivée des premiers cyclistes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon cycliste ?: Ouvre les inscriptions après avoir confirmé l’itinéraire, le lieu de départ, le lieu d’arrivée et les autorisations nécessaires. Prévois idéalement 4 à 8 semaines avant l’événement pour traiter les inscriptions et organiser les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon cycliste ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévois au minimum une équipe dédiée au départ, une à l’arrivée, une pour l’accueil et plusieurs personnes pour les points sensibles du parcours. Établis la répartition au moins 7 jours avant l’épreuve.
Que faut-il prévoir pour les réparations vélo ?: Prévois des pompes, des supports de réparation, des kits d’outils, des démonte-pneus, des chambres à air de rechange, des chaînes et de l’huile pour chaîne. Vérifie tout le matériel la veille et place-le là où les bénévoles peuvent y accéder rapidement.
Quand installer le balisage du parcours ?: Installe les panneaux, les cônes et les autres éléments de signalisation après la dernière vérification de l’itinéraire, idéalement le jour précédent ou suffisamment tôt le matin. Contrôle ensuite chaque section avant le départ des participants.

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