Checklist voor een goed georganiseerde fietslichtactie
Een fietslichtactie vraagt meer voorbereiding dan alleen fietslichtsets uitdelen. Je regelt een locatie, controleert vergunningen, werft vrijwilligers en richt aparte plekken in voor ontvangst, fietscontrole en uitgifte. Ook stroom, verlichting en een veilige fietsenstalling worden snel vergeten, vooral wanneer de actie in de avond plaatsvindt. Met deze checklist werk je van reservering en communicatie naar de praktische opbouw en uitvoering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Fietslichtleverancier benaderen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Route naar locatie publiceren
Fietsenstalling afzetten
2 personen
Promotieposters ophangen
2 personen
Voorraad fietslichten controleren
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Fietslichtsets sorteren
3 personen
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Dranken koelen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Fietscontrolepost inrichten
4 personen
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Fietsverlichting controleren
4 personen
Fietslichten monteren
4 personen
Batterijen vervangen
2 personen
Verkeersveiligheid uitleggen
2 personen
Reflectiemateriaal uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste bezoekers helpen
3 personen
Nazorg
Fietslichten en gereedschap tellen
2 personen
Materialen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 12
- Statafelsaantal 2
- Afzethekkenaantal 8
Apparatuur
- Fietspompenaantal 4
- Fietsgereedschapssetsaantal 4
- Schroevendraaiersaantal 8
- Inbussleutelsetsaantal 4
- Kabelhaspelsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtslingersaantal 4
- Oplaadbare zaklampenaantal 4
- Lichtgevende pionnenaantal 8
Sportmateriaal
- Fietsstandaardsaantal 4
- Verkeerskegelsaantal 12
- Reflectievestenaantal 12
Decoratie
- Fietslichtactiepostersaantal 20
- Pijlbordenaantal 8
- Informatiebannersaantal 3
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Schenkkannenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de vrijwilligersindeling uiterlijk één week vooraf. Zet per tijdsblok mensen bij de ontvangsttafel, fietscontrolepost, uitgiftepunt en fietsenstalling; zo blijft geen post onbezet.
- Controleer de voorraad fietslichtsets en gereedschap minimaal 7 dagen voor de actie. Sorteer de sets vooraf per type of gebruiksmoment, zodat vrijwilligers niet tijdens de uitgifte hoeven te zoeken.
- Regel de avondverlichting niet pas op de dag zelf. Test kabelhaspels, verlengsnoeren, stekkerdozen, bouwlampen en lichtslingers samen op locatie en houd oplaadbare zaklampen achter de hand.
- Zet de fietsenstalling en looproute vóór de opening af met afzethekken, verkeerskegels en lichtgevende pionnen. Plaats pijlborden en informatiebanners zo dat bezoekers vanaf de route direct zien waar ontvangst en uitgifte zijn.
- Koel dranken en zet koffievoorzieningen klaar voordat de eerste vrijwilliger arriveert. Reken bij een actie van meerdere uren op thermoskannen, herbruikbare bekers en een aparte tafel voor de verzorging, zodat de werkposten vrij blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietslichtactie organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, vergunningen en fietslichtleverancier. Plan vrijwilligers, communicatie en route-informatie uiterlijk 2 weken voor de actie.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietslichtactie?
- Zorg voor minimaal 1 vrijwilliger bij ontvangst, 2 bij de fietscontrolepost, 2 bij het uitgiftepunt en 1 bij de fietsenstalling. Bij veel bezoekers voeg je per drukke post een extra persoon toe.
- Wanneer moet ik de fietslichtsets sorteren?
- Sorteer de fietslichtsets uiterlijk de dag vóór de actie en controleer tegelijk de voorraad. Leg reserve-exemplaren apart, zodat het uitgiftepunt tijdens de actie snel kan aanvullen.
- Welke verlichting heb ik nodig voor een fietslichtactie in de avond?
- Voorzie naast de vaste locatieverlichting in bouwlampen, lichtslingers, lichtgevende pionnen en oplaadbare zaklampen. Test alle stroomaansluitingen minimaal 1 dag vooraf en leg kabels zo dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!