Checklist pour organiser une campagne de vélos lumineux

Une campagne de vélos lumineux demande plus qu’une distribution de lampes. Il faut coordonner le lieu, les autorisations, les inscriptions, les bénévoles et le parcours, puis préparer un accueil qui fonctionne dès l’ouverture. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du recrutement à l’installation. Elle couvre aussi les oublis fréquents : stock réellement disponible, outils de réglage, alimentation électrique et signalétique visible à la tombée du jour.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Contacter le fournisseur de feux de vélo
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Publier l’itinéraire vers le lieu
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Vérifier le stock de feux de vélo
2 personnes
Vérifier les outils
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les kits de lampes de vélo
3 personnes
Préparer le matériel d’information
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Aménager le poste de contrôle vélo
4 personnes
Aménager le point de distribution
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Vérifier l’éclairage des vélos
4 personnes
Monter les feux de vélo
4 personnes
Remplacer les piles
2 personnes
Expliquer la sécurité routière
2 personnes
Distribuer le matériel de réflexion
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Aider les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Compter les lampes de vélo et les outils
2 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Tables hautesqté 2
Barrières de sécuritéqté 8

Équipement

Pompes à véloqté 4
Kits d’outils pour véloqté 4
Tournevisqté 8
Jeux de clés Allenqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de poche rechargeablesqté 4
Cônes lumineuxqté 8

Matériel de sport

Supports à vélosqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12

Décoration

Affiches de la campagne d’éclairage des vélosqté 20
Panneaux indicateursqté 8
Bannières d’informationqté 3
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Carafesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un itinéraire clair et publiez-le avec les informations d’accès au parking à vélos.
Traitez les inscriptions quelques jours avant l’événement et recueillez les besoins alimentaires en même temps. Préparez les étiquettes nominatives à partir de cette liste, plutôt que le jour même.
Comptez les kits de lampes de vélo à la réception, puis triez-les avant l’installation. Gardez une réserve séparée pour remplacer les kits incomplets ou défectueux.
Répartissez les bénévoles par poste : accueil, contrôle des vélos, distribution, orientation et assistance technique. Donnez à chaque équipe un horaire et un point de rendez-vous précis avant l’ouverture.
Testez les rallonges, multiprises, projecteurs et guirlandes avant de monter les tentes. Installez l’éclairage et l’alimentation avant les tables afin d’éviter de déplacer le matériel une fois l’accueil préparé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une campagne de vélos lumineux ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et confirmer le stock de feux de vélo.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une campagne de vélos lumineux ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste actif : accueil, contrôle, distribution, orientation et aide technique, soit 5 postes pour un petit événement. Ajoutez 1 personne de coordination et une réserve d’au moins 2 bénévoles si les inscriptions sont nombreuses.
Quand préparer les kits de lampes de vélo ?: Triez les kits 2 à 3 jours avant l’événement et vérifiez leur contenu à ce moment-là. Gardez quelques kits de remplacement à part pour ne pas interrompre la distribution en cas de problème.
Quand installer l’éclairage et les tables ?: Installez l’alimentation et testez l’éclairage avant de placer les tables, idéalement le jour même plusieurs heures avant l’accueil. Prévoyez au moins 60 minutes pour monter les tentes, aménager les postes et vérifier la circulation des vélos.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.