Fietscongres organiseren: complete checklist

Een fietscongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je moet sprekers, aanmeldingen, presentaties, catering en techniek op elkaar afstemmen. Plan de praktische voorbereiding rond de registratietafel, de podiumruimte en de fietsparkeerplaats. Deze checklist geeft je de volgorde van regelen, zodat je op de congresdag niet meer hoeft te zoeken naar presentaties, kabels, naamlabels of dieetwensen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Programma online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Routebeschrijving versturen
Catering aantallen bevestigen
Techniek testen
2 personen
Presentaties controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Fietsparkeerplaats afzetten
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte inrichten
3 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Informatiestands opbouwen
3 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Naamlabels klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekersbriefing geven
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoons bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Informatiestands bemannen
4 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Koffiepunt bijhouden
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Fietsparkeerplaats controleren
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentatiematerialen verzamelen
2 personen
Locatie schoon achterlaten
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffieapparatuur reinigen
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Digitale presentaties archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 12
Fietsvlaggenaantal 8
Routepijlenaantal 12
Infopanelenaantal 6

Sportmateriaal

Fietsenrekkenaantal 10
Fietspompenaantal 3
Basis fietsgereedschapaantal 2
Spanbandenaantal 10

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 2
Blikvangersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast; bevestig sprekers daarna schriftelijk en vraag meteen hun presentatie, bio en technische wensen op.
Open het aanmeldformulier zodra het programma online staat. Verzamel dieetwensen en noteer die uiterlijk een week voor het congres bij de definitieve cateringopgave.
Test beamer, projectiescherm, laptops, HDMI-kabels, luidsprekers en draadloze microfoons uiterlijk één werkdag vooraf met de echte presentaties.
Maak de registratiebalie op de congresdag minimaal 60 minuten voor de eerste start gereed. Leg naamlabels, programma’s en een duidelijke routebeschrijving klaar.
Zet tafels, stoelen en de podiumruimte eerst op hun plaats voordat je catering en techniek neerzet. Reserveer ook tijd om de fietsparkeerplaats af te zetten en materialen naar binnen te brengen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie en programma. Sprekers, uitnodigingen en het aanmeldformulier volgen daarna; houd de laatste week vrij voor aantallen, presentaties en techniek.
Wanneer moet ik de catering voor een fietscongres bevestigen?: Bevestig de aantallen uiterlijk 7 dagen voor het congres, inclusief dieetwensen. Controleer op de dag zelf nog het aantal deelnemers en koel dranken enkele uren vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een fietscongres?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratiebalie, podiumruimte en techniek. Reserveer daarna nog 30 minuten om presentaties, microfoons en aansluitingen te testen.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en controleer ze uiterlijk 1 werkdag voor het congres. Zet alle bestanden ook op een reserve-laptop of USB-stick, zodat een ontbrekende verbinding het programma niet stillegt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.