Checklist pour organiser un congrès vélo

Un congrès vélo repose sur une préparation précise, surtout lorsque les intervenants, les présentations et l’accueil des participants doivent s’enchaîner sans retard. Commence par bloquer la date, le lieu et le programme, puis ouvre rapidement les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer les besoins alimentaires, les supports de présentation et la technique. La veille et le matin même, concentre-toi sur le transport du matériel, le balisage du parking vélo, l’accueil et les tests en conditions réelles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les intervenants
2 personnes
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les indications d'accès
Confirmer les quantités de catering
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les présentations
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de scène
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Monter les stands d’information
3 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Faire le briefing des intervenants
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
Tenir les stands d'information
4 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Gérer le point café
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Vérifier le parking à vélos
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Laisser le lieu propre
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’équipement à café
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les présentations numériques

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 12
Drapeaux de véloqté 8
Flèches de directionqté 12
Panneaux d’informationqté 6

Matériel de sport

Râteliers à vélosqté 10
Pompes à véloqté 3
Outillage vélo de baseqté 2
Sangles d'arrimageqté 10

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 2
Éléments pharesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les présentations et les informations de chaque intervenant au plus tard 7 jours avant le congrès. Tu peux ainsi vérifier les formats, les vidéos et l’ordre des fichiers avant l’installation.
Ferme ou vérifie les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer les badges nominatifs et d’annoncer au traiteur le nombre de repas, de cafés et de boissons.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs portables, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les câbles HDMI la veille, puis garde des rallonges, multiprises et batteries externes accessibles.
Prépare l’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée du public : installe la table d’inscription, les badges, les programmes imprimés et les indications vers la salle et le parking à vélos.
Refroidis les boissons la veille et regroupe la vaisselle, les machines à café, les bouilloires et les thermos par zone de service. Cela évite de chercher du matériel pendant les pauses.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès vélo ?: Ouvre le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Garde les inscriptions actives jusqu’à 3 à 5 jours avant le congrès pour connaître les quantités de catering et les besoins alimentaires.
Quand confirmer les intervenants d’un congrès vélo ?: Confirme les intervenants dès que la date, le lieu et le programme sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Demande ensuite leur présentation et leurs informations au plus tard 7 jours avant.
Combien de temps prévoir pour installer la technique ?: Prévois au minimum 2 heures pour installer et tester le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les ordinateurs. Fais un premier test la veille et une vérification finale 60 minutes avant l’ouverture.
Quand préparer les badges et le programme imprimé ?: Prépare les badges nominatifs et imprime le programme 2 à 3 jours avant le congrès, après la dernière vérification des inscriptions. Prévois environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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