Fahrradkongress organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere danach die Location. Bestätige Referenten möglichst mehrere Wochen vor dem Kongress, damit Präsentationen und Sprecherinformationen rechtzeitig vorliegen.
• Öffne die Anmeldung erst mit vollständigen Angaben zu Zeiten, Ort und Anreise. Prüfe die Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Catering-Termin.
• Sammle Präsentationen nicht erst am Vorabend: Setze eine feste Abgabefrist von mindestens 3 Tagen. Teste Beamer, Leinwand, Laptops, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Funkmikrofone gemeinsam mit den Präsentationen.
• Bestätige die Catering-Mengen nach Ablauf der Anmeldefrist und plane Getränke getrennt für Empfang, Pausen und Mittag. Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee, Wasser, Tassen, Gläser, Teller und Besteck vor Beginn bereit.
• Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Puffer. Baue Registrierungstresen, Sitzplätze, Bühnenbereich und Fahrradparkplatz zuerst auf; bringe Technik, gedrucktes Programm und übrige Materialien gesammelt zur Location.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fahrradkongress planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Anmeldung und Werbematerial sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann sollte die Anmeldung für einen Fahrradkongress geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular, sobald Datum, Programm, Ort und Teilnahmebedingungen bestätigt sind, meist 4 bis 6 Wochen vorher. Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Kongress, damit Catering und Namensschilder angepasst werden können.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Fahrradkongresses?

Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Registrierung, Bühnenbereich und Fahrradparkplatz ein. Für einen umfangreichen Techniktest mit Präsentationen solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vorsehen.

Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere die Dateien spätestens 3 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie noch am selben Tag. Eine kurze Kontrolle am Veranstaltungstag verhindert Probleme mit Format, Ton oder eingebetteten Videos.

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