Boodschappenlijst voor een fietscongres

Een fietscongres vraagt om meer dan koffie en een beamer. Je hebt materialen nodig voor registratie, presentaties, geluidsversterking, catering en een duidelijke ontvangst van bezoekers. Denk ook aan fietsparkeren, naamlabels en route-informatie: die onderdelen worden vaak pas op de laatste dag geregeld. Gebruik deze boodschappenlijst naast het draaiboek en stem aantallen af op het verwachte bezoekersaantal, het programma en de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 12
Fietsvlaggenaantal 8
Routepijlenaantal 12
Infopanelenaantal 6

Sportmateriaal

Fietsenrekkenaantal 10
Fietspompenaantal 3
Basis fietsgereedschapaantal 2
Spanbandenaantal 10

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 2
Blikvangersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffieroom - 4 flesjes
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 48 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 96 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Croissants - 120 stuks
- Mini krentenbollen - 120 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 120 stuks
- Meergranen broodjes - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Ham - 2 kilogram
- Kipfilet - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommer - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilogram
- Sla - 8 kroppen
- Paprika - 3 kilogram
- Rode ui - 1 kilogram
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 120 stuks
- Druiven - 8 kilogram
- Mini tomaatjes - 4 kilogram
- Worteltjes - 4 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Gemengde noten - 4 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Balsamico dressing - 2 flessen
- Pasta - 12 kilogram
- Pesto - 12 potten
- Pastasaus - 12 potten
- Parmezaanse kaas - 2 kilogram
- Kipfilet voor buffet - 8 kilogram
- Vegetarische balletjes - 6 kilogram
- Veganistische balletjes - 4 kilogram
- Brood voor buffet - 12 broden
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 3 potjes
- Knoflook - 6 bollen
- Citroenen - 20 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Mini muffins - 120 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Papieren koffiebekers - 250 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Handzeep - 6 flacons
- Toiletpapier - 48 rollen

Tips

Reken voor registratie op één naamlabel en één programmavel per deelnemer, plus ongeveer 10% extra voor last-minute aanmeldingen en fouten. Leg pennen, een registratietafel en de deelnemerslijst uiterlijk de avond ervoor klaar.
Plan voor elke spreker een laptopaansluiting, HDMI-kabel en presentatieklikker. Test beamer, projectiescherm en presentaties minstens 24 uur vooraf; neem ook twee reservekabels en opgeladen powerbanks mee.
Voor een congresdag kun je per deelnemer ongeveer 2 tot 3 koffiemomenten en 1 tot 1,5 liter water voorzien. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koffiekopjes en waterglazen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Controleer de geluidsopstelling per spreker: één draadloze microfoon per actieve spreker, met minimaal één reserve. Leg microfoonstandaards, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen tijdens de technische test op hun definitieve plek.
Regel fietsparkeren vóór je de locatie inricht. Zet de fietsparkeerplaats af met duidelijke markering en verstuur de routebeschrijving uiterlijk 3 dagen voor het congres, zodat bezoekers weten waar ze hun fiets kwijt kunnen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een fietscongres?: Voor een fietscongres heb je in elk geval registratie- en presentatiemateriaal, audiovisuele techniek, cateringmateriaal en servies nodig. Reken per deelnemer op één naamlabel, één programmavel, 2 tot 3 koffiemomenten en 1 tot 1,5 liter water voor de congresdag.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een fietscongres?: Gebruik één draadloze microfoon per spreker die gelijktijdig aan het woord is en houd minimaal één reserve achter de hand. Test microfoons, luidsprekers en het mengpaneel uiterlijk 24 uur voor aanvang.
Wanneer moet ik de catering voor een fietscongres bestellen?: Bevestig de catering aantallen zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn en controleer dieetwensen minimaal 3 werkdagen vooraf. Bestel vervolgens 5 tot 10% extra porties voor late aanmeldingen en onverwachte gasten.
Hoeveel programmaboekjes en naamlabels moet ik meenemen?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één programmavel en één naamlabel. Print daarnaast 10% extra; bij 100 deelnemers zijn dat 110 programmavellen en 110 naamlabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.