Was du für einen Fahrradkongress brauchst
Für einen Fahrradkongress brauchst du mehr als Beamer und Stühle: Teilnehmende erwarten eine reibungslose Registrierung, gut lesbare Namensschilder, funktionierende Präsentationstechnik und ausreichend Getränke. Plane die Mengen nach der Zahl der angemeldeten Personen und rechne bei Catering und Geschirr mit einer Reserve von etwa 10 Prozent. Besonders häufig fehlen HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofonständer und genügend Wassergläser. Die Liste auf dieser Seite hilft dir, Einkauf und Transport rechtzeitig zu organisieren.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 3
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
Dekoration
- KongressbannerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 12
- FahrradflaggenAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
Sportmaterial
- FahrradständerAnz. 10
- FahrradpumpenAnz. 3
- Basis-FahrradwerkzeugAnz. 2
- SpanngurteAnz. 10
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandfegerAnz. 2
- BlickfängerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Kaffeesahne - 4 Fläschchen
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 48 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 96 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Croissants - 120 Stück
- Mini-Rosinenbrötchen - 120 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 120 Stück
- Mehrkornbrötchen - 120 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Reifer Käse - 3 Kilogramm
- Schinken - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurke - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebel - 1 Kilogramm
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 120 Stück
- Trauben - 8 Kilogramm
- Mini-Tomaten - 4 Kilogramm
- Möhren - 4 kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Kilogramm
- Oliven - 3 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Balsamico-Dressing - 2 Flaschen
- Pasta - 12 Kilogramm
- Pesto - 12 Gläser
- Pastasauce - 12 Gläser
- Parmesan - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet für Buffet - 8 Kilogramm
- Vegetarische Bällchen - 6 Kilogramm
- Vegane Bällchen - 4 Kilogramm
- Brot für das Buffet - 12 Brote
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 3 Gläser
- Knoblauch - 6 Knollen
- Zitronen - 20 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Papier-Kaffeebecher - 250 Stück
- Rührstäbchen - 250 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Handseife - 6 Spender
- Toilettenpapier - 48 Rollen
Tipps
- Plane pro teilnehmender Person mindestens 1 Wasserglas, 1 Teller und 1 Besteckset ein; bei einem ganztägigen Kongress sind 2 Wassergläser pro Person praktischer. Rechne zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein.
- Für die Registrierung brauchst du einen eigenen Tisch, Namensschilder und ausreichend Platz für Unterlagen. Lege mindestens 10 Prozent mehr Namensschilder als bestätigte Anmeldungen bereit, weil Nachmeldungen und Schreibfehler häufig erst vor Ort auffallen.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Packe mindestens ein Ersatz-HDMI-Kabel und zwei Verlängerungskabel zusätzlich ein, da Anschlüsse und Kabellängen vor Ort oft nicht passen.
- Rechne für die erste Kongressstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser frühzeitig kalt. Bei Kaffee- und Teepausen sind pro Person mindestens 2 Tassen sowie ausreichend Thermoskannen oder Kaffeemaschinen einzuplanen.
- Vergiss den Fahrradparkplatz nicht: Absperrmaterial, eine gut sichtbare Kennzeichnung und genügend freie Fläche sollten spätestens am Veranstaltungstag vor Beginn bereitstehen. Bringe alle Materialien gesammelt zum Veranstaltungsort, damit der Aufbau nicht durch mehrere Nachfahrten unterbrochen wird.
Häufige Fragen
- Wie viel Geschirr brauche ich für einen Fahrradkongress?
- Plane pro Person mindestens 1 Teller, 1 Besteckset und 1 Wasserglas ein. Für einen ganztägigen Kongress sind 2 Wassergläser pro Person sinnvoll; rechne bei allen Teilen etwa 10 Prozent Reserve ein.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Fahrradkongress?
- Für die erste Stunde solltest du 2 bis 3 Getränke pro Person kalkulieren. Bei einem mehrstündigen Kongress ergänzt du die Menge für jede weitere Stunde und stellst Wasser dauerhaft bereit.
- Wann muss ich die Technik für den Fahrradkongress testen?
- Teste Beamer, Leinwand, Laptops, Lautsprecher, Mikrofone und Präsentationsklicker spätestens am Vortag. Prüfe zusätzlich mindestens ein Ersatz-HDMI-Kabel und zwei Verlängerungskabel vor dem Transport.
- Wie viel Reserve sollte ich beim Einkauf einplanen?
- Kaufe bei Geschirr, Getränken und Namensschildern ungefähr 10 Prozent mehr als für die bestätigte Teilnehmerzahl. Bei Nachmeldungen oder beschädigten Teilen reicht diese Reserve meist aus.
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