Que faut-il acheter pour un congrès vélo ?

Un congrès vélo demande surtout une préparation précise de l’accueil, des pauses et des présentations. Prévoyez les boissons et la vaisselle selon le nombre d’inscrits, puis vérifiez séparément le matériel de projection, de sonorisation et les câbles nécessaires. Les badges, le programme imprimé et les indications d’accès sont souvent préparés trop tard. Cette liste vous aide à regrouper les achats et le matériel à acheminer sur place avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 12
Drapeaux de véloqté 8
Flèches de directionqté 12
Panneaux d’informationqté 6

Matériel de sport

Râteliers à vélosqté 10
Pompes à véloqté 3
Outillage vélo de baseqté 2
Sangles d'arrimageqté 10

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 2
Éléments pharesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crème à café - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 48 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Croissants - 120 pièces
- Mini pains aux raisins - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains multigrains - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Filet de poulet - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 120 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mini tomates - 4 kilogram
- Carottes - 4 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce balsamique - 2 bouteilles
- Pâtes - 12 kilogrammes
- Pesto - 12 pots
- Sauce pour pâtes - 12 pots
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet pour buffet - 8 kilogrammes
- Boulettes végétariennes - 6 kilogrammes
- Boulettes véganes - 4 kilogrammes
- Pain pour buffet - 12 pains
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 3 pots
- Ail - 6 têtes
- Citron - 20 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Mini muffins - 120 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier pour café - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres d’eau par participant pour la matinée, puis ajoutez une marge de 10 % pour les intervenants et les imprévus.
Pour une pause café, comptez 1 tasse par personne et 1 machine à café pour 30 à 40 participants ; prévoyez davantage si la pause dure moins de 15 minutes.
Préparez les badges et le programme imprimé au moins 48 heures avant le congrès, en gardant 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, les ordinateurs, les microphones, les haut-parleurs et chaque câble HDMI la veille ; gardez au moins 2 rallonges et 2 multiprises de rechange.
Achetez ou rassemblez la signalétique du parking à vélos et les indications d’accès avant l’acheminement du matériel, afin de pouvoir installer le balisage dès l’arrivée sur le site.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès vélo ?: Comptez au minimum 2 verres à eau par participant pour une demi-journée, ou 4 pour une journée complète. Ajoutez 10 % de marge pour les intervenants, les bénévoles et la casse.
Quand préparer les badges d’un congrès ?: Imprimez-les 48 heures avant l’ouverture, une fois les inscriptions vérifiées. Gardez 5 à 10 % de badges vierges ou supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Quel matériel technique faut-il prévoir pour les présentations ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur, des microphones, des haut-parleurs et une table de mixage. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant et emportez 2 câbles HDMI de secours.
Combien de machines à café faut-il pour un congrès ?: Une machine à café convient généralement pour 30 à 40 personnes lors d’une pause classique. Pour 80 participants ou une pause de moins de 15 minutes, prévoyez 2 machines ou complétez avec des thermos.

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