Fietsclinic organiseren: complete checklist
Een fietsclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een paar instructeurs. Je regelt vooraf de startlocatie, groepsindeling, toestemmingen, noodcontacten en een alternatief bij slecht weer. Controleer de route op tijd en zet techniekstations, routebordjes en fietsparkeren klaar voordat deelnemers aankomen. Deze checklist helpt je de 46 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste reservering tot de briefing en opbouw op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Instructeurs vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Toestemmingen registreren
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Bevestiging versturen
Route vooraf controleren
2 personen
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
Veiligheidsbriefing schrijven
Groepen en begeleiders indelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Catering voorbereiden
3 personen
Startlocatie opbouwen
4 personen
Fietsparkeerplek inrichten
2 personen
Techniekstations uitzetten
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Fietsen en helmen controleren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Techniektraining begeleiden
5 personen
Groepsrit begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietsenstalling bewaken
Maaltijd en snacks serveren
3 personen
Vragen en blessures opvangen
2 personen
Afsluitende uitleg geven
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 12
- Fietsrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Verkeerskegelsaantal 30
- Markeerschijvenaantal 20
- Reflectievestenaantal 10
- Reservehelmenaantal 4
- Fietspompenaantal 3
- Fietsreparatiestandaard
- Inbussleutelsetsaantal 3
- Bandenlichtersaantal 6
- Reservebinnenbandenaantal 10
- Plaksetsaantal 4
- Kettingolieaantal 2
- Tie-wrapsaantal 50
- Fluitjesaantal 6
- Bidonkrattenaantal 4
- Startnummersaantal 40
- Polsbandjesaantal 40
- Routebordjesaantal 20
- Pionnenlintaantal 4
- Klembordenaantal 4
- Stiftenaantal 12
Apparatuur
- Portofoonsaantal 6
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Powerbanksaantal 4
- Thermometer
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Koffiekannenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Waterdispensersaantal 2
- IJsblokbakkenaantal 4
- Isolerende transportboxenaantal 3
- Boodschappen
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 6
- Veiligheidshandschoenenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 3
- Desinfecterende handgelaantal 4
Tips
- Leg programma, route en startlocatie uiterlijk 6 weken vooraf vast. Reserveer meteen voldoende ruimte voor fietsrekken, partytenten en de ontvangst, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren.
- Open de aanmeldingen pas nadat instructeurs en groepsgrootte duidelijk zijn. Verzamel bij elke inschrijving een noodcontact, toestemming en dieetwensen; stuur de bevestiging uiterlijk 7 dagen voor de clinic.
- Controleer de route 2 tot 3 weken vooraf met aandacht voor wegwerkzaamheden, kruisingen en plekken waar groepen uit elkaar kunnen vallen. Werk daarnaast een alternatieve route uit voor slecht weer of een afgesloten weg.
- Maak groepen met een vaste begeleider en geef iedere groep een herkenbaar startnummer of polsbandje. Plan per groep een korte veiligheidsbriefing en gebruik portofoons wanneer begeleiders niet op zichtafstand blijven.
- Controleer materialen uiterlijk 2 dagen vooraf en test vooral fietspompen, reparatiestandaard, portofoons en de Bluetoothspeaker. Leg reservehelmen, binnenbanden, plaksets en tie-wraps op één duidelijk gemarkeerde plek bij de start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietsclinic organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met de route, startlocatie en instructeurs. Open de inschrijving zodra de groepsgrootte en het programma vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de clinic.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een fietsclinic?
- Plan minimaal 1 begeleider per groep en houd groepen klein genoeg om tijdens de briefing en route bij elkaar te blijven. Leg de definitieve indeling 7 dagen vooraf vast, nadat alle aanmeldingen en toestemmingen zijn verwerkt.
- Wanneer controleer ik de fietsclinic-route?
- Controleer de route 2 tot 3 weken vooraf en nogmaals in de laatste 48 uur. Zo kun je routebordjes aanpassen en tijdig overschakelen op de alternatieve route bij werkzaamheden of slecht weer.
- Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een fietsclinic?
- Zet minimaal 60 minuten voor de start de ontvangst, fietsparkeerplek, techniekstations, routebordjes en materialen klaar. Leg reserveonderdelen, pompen en reparatiegereedschap zichtbaar bij de start en houd dranken gekoeld.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!