Zo organiseer je een festivalreis zonder gedoe

Een festivalreis regel je eerst op papier en pas daarna in de bus of auto. Controleer datum, tijden, toegangsvoorwaarden en festivalregels voordat je tickets en vervoer vastlegt. Verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten, en maak een duidelijke groepsindeling. In de laatste week draait alles om bevestigen: programma downloaden, boodschappen portioneren, koelboxen vullen en iedereen herinneren aan vertreklocatie en tijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en tijden controleren
2
Vervoer naar festival reserveren
3
Terugreis reserveren
4
Groepsinformatie vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Festivalregels controleren
10
Toegangsvoorwaarden controleren
11
Programma downloaden
12
Groepsindeling maken
2 personen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Reisbevestiging versturen
15
Vertreklocatie bekendmaken
16
Festivalapp installeren
17
Weersverwachting controleren
18
Kledingadvies versturen
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Eten en drinken portioneren
3 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Polsbandjes en tickets verzamelen
24
Noodinformatie afdrukken
25
Deelnemers herinneren aan vertrek
26
Bagage- en paklijst versturen
27
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
28
Busvertrek bevestigen
29
Koelboxen uit de koelkast halen
2 personen
30
Bagage labelen
2 personen
31
Eten en drinken inladen
3 personen
32
Vertrekpunt klaarmaken
2 personen

Event

33
Deelnemers verwelkomen
3 personen
34
Aanwezigheid registreren
2 personen
35
Polsbandjes uitdelen
2 personen
36
Bagage inladen
4 personen
37
Groepsregels toelichten
38
Noodnummers delen
39
Groepsfoto maken
40
Naar het festival reizen
3 personen
41
Toegangspunten controleren
2 personen
42
Groep naar ingang begeleiden
3 personen
43
Verzamelpunt aanwijzen
2 personen
44
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Groepsberichten versturen
47
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Groep bij verzamelpunt tellen
2 personen
50
Festivalterrein verlaten
3 personen
51
Bagage verzamelen
4 personen
52
Terugreis begeleiden
3 personen

Nazorg

53
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen
54
Bagage aan deelnemers teruggeven
3 personen
55
Verloren voorwerpen registreren
56
Afval uit bus verwijderen
2 personen
57
Koelboxen leegmaken
2 personen
58
Herbruikbare spullen schoonmaken
2 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval gescheiden weggooien
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
63
Verloren voorwerpen terugbezorgen
64
Deelnemers informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opvouwbare picknicktafelsaantal 4
Opvouwbare stoelenaantal 20
Picknickkleedaantal 6
Opvouwbare partytent

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Megafoon
Zaklampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 25
Herbruikbaar bestekaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 20
Schenkkanaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Voedselbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Herverbruikbare vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Groepsvlaggenaantal 4
Festivalpolsbandjesaantal 25
Bagagelabelsaantal 25
Watervaste stiftenaantal 4

Verlichting

Batterijlampjesaantal 4

Schoonmaak

Handgelhoudersaantal 3
Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met het festivalprogramma en de toegangsvoorwaarden. Controleer ook wat niet mee naar binnen mag, zodat je boodschappen, koelboxen en andere spullen daarop afstemt.
Reserveer de heen- én terugreis zodra de festivaldatum en eindtijd vaststaan. Stuur de reisbevestiging uiterlijk een week vooraf door met vertreklocatie, vertrektijd en contactpersoon.
Verwerk aanmeldingen in één actuele deelnemerslijst en vraag dieetwensen en noodcontacten meteen op. Deel de groep daarna in, zodat niemand op de dag zelf nog moet uitzoeken bij wie hij hoort.
Plan de boodschappen niet als één grote voorraad. Portioneren in voedselbakken, koelboxen vullen met koelelementen en herbruikbare bekers klaarleggen voorkomt zoeken en onnodig wachten tijdens de reis.
Controleer de weersverwachting twee dagen vooraf en stuur daarna pas het definitieve kledingadvies. Leg tickets, polsbandjes, noodinformatie, powerbanks en zaklampen op één vaste plek klaar; juist die kleine spullen worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een festivalreis organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, tijden, vervoer en aanmeldingen. Regel tickets en de terugreis zodra de eindtijd en beschikbare vervoersopties duidelijk zijn.
Wanneer moet je de vertrektijd voor een festivalreis doorgeven?: Stuur de vertreklocatie en -tijd uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle deelnemers. Stuur daarnaast 24 uur voor vertrek nog een korte herinnering met tickets, kledingadvies en contactgegevens.
Hoeveel eten en drinken neem je mee naar een festivalreis?: Reken per persoon op eten voor de heenreis, het verblijf en de terugreis, plus ongeveer 1,5 tot 2 liter drinken als dat volgens de festivalregels kan. Controleer vooraf of eigen eten en drinken zijn toegestaan; anders pas je de porties aan.
Wat moet je de dag voor een festivalreis nog controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, deelnemerslijst, reisbevestiging, tickets en terugreis. Vul koelboxen, laad powerbanks op en leg noodinformatie, polsbandjes en groepsvlaggen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.