Fantasykamp organiseren: checklist en planning

Een fantasykamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en verkleedkleren klaarzetten. Je regelt eerst deelnemers, oudercontacten, dieetwensen en de locatie; daarna werk je het terrein, eten, teams en spelprogramma uit. Gebruik de laatste dagen voor materiaalcontrole en het draaiboek, zodat je op de kampdag alleen nog hoeft op te bouwen en te registreren. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer af moet zijn en welke zaken vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Oudercontactgegevens controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Noodcontacten bundelen
Locatie reserveren
Eettijden afspreken
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kampmateriaal controleren
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Kostuums sorteren
2 personen
Rollen en teams indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Route en terreingrenzen markeren
3 personen
Tenten opzetten
5 personen
Tafels en banken plaatsen
3 personen
Keukenhoek inrichten
3 personen
Spelposten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Teams bekendmaken
2 personen
Kostuums uitdelen
3 personen
Fantasyspel begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Middagpauze begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Speurtocht begeleiden
6 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Servies verzamelen
3 personen
Kampvuurprogramma begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
Kostuums innemen
3 personen

Nazorg

Afval inzamelen
4 personen
Tenten afbreken
5 personen
Tafels en banken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opbergen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 6
Bankenaantal 12
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12

Decoratie

Fantasyvlaggenaantal 20
Kunstmatige klimopaantal 10
Schatkistenaantal 4
Decoratieve schildenaantal 6
Themakledenaantal 8

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Touwenaantal 10
Hoepelsaantal 8
Foamzwaardenaantal 30
Ballenaantal 12
Kompassetsaantal 8
Zaklampenaantal 20
Puzzelsetsaantal 6
Sleutelhangersaantal 40

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Sponsjesaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en oudercontactgegevens uiterlijk 7 dagen vooraf. Bundel noodcontacten en druk de deelnemerslijst minstens 1 dag voor vertrek af, zodat registratie niet afhankelijk is van een telefoon of internetverbinding.
Maak de terreinindeling minstens 3 dagen vooraf: markeer route en grenzen, bepaal de plek van tenten, keukenhoek en spelposten en controleer waar verlengsnoeren veilig kunnen liggen. Zo voorkom je dat opbouwen en spelen elkaar in de weg zitten.
Controleer kamp-, spel- en kostuummateriaal 2 dagen vooraf aan de hand van het draaiboek. Sorteer rollen en teams dan al; pionnen, touwen en hoepels die pas op locatie worden gezocht, kosten snel 30 minuten opstarttijd.
Plan eten en drinken per eetmoment en koel dranken vóór de deelnemers arriveren. Zet herbruikbare borden, kommen, bekers en bestek bij de keukenhoek klaar en houd aparte snijplanken en mengkommen beschikbaar voor dieetwensen.
Test speakers, microfoon en lichtsnoeren vóór de eerste activiteit. Leg LED-lantaarns op vaste plekken en controleer stekkerdozen en verlengsnoeren voordat het donker wordt; een technisch probleem tijdens een avondspel is dan geen verrassing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fantasykamp organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Rond deelnemersgegevens, dieetwensen en oudercontacten uiterlijk 7 dagen vooraf af en reserveer de laatste 2 dagen voor materiaalcontrole en opbouwplanning.
Wat moet ik 1 dag voor een fantasykamp regelen?: Druk de deelnemerslijst en het draaiboek af, bundel de noodcontacten en sorteer kostuums, rollen en teams. Controleer ook tenten, spelmateriaal, decoratie en geluidsapparatuur, zodat je op de kampdag niet meer hoeft te zoeken.
Wanneer zet je tenten en spelposten op voor een fantasykamp?: Zet tenten, tafels, banken en de keukenhoek op vóór de registratie begint. Bouw spelposten daarna op en markeer route en terreingrenzen; reken voor een klein kamp minimaal 2 tot 3 uur opbouwtijd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een fantasykamp op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur met een team van 3 tot 4 organisatoren voor tenten, meubilair, keukenhoek, spelposten, versiering en techniek. Voeg 30 minuten toe voor een laatste veiligheidsronde en het testen van geluid en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.