Fantasycamp organisieren: die komplette Checkliste
Ein Fantasycamp braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Spielenachmittag: Du koordinierst Teilnehmende, Elternkontakte, Gelände, Verpflegung und mehrere Spielstationen. Beginne früh mit Einladungen und Anmeldungen, damit Ernährungswünsche und Notfallkontakte vollständig vorliegen. In der letzten Woche prüfst du Camp- und Spielmaterial, Kostüme sowie Drehbuch und markierst die Grenzen des Geländes. Am Aufbautag kommen Zelte, Sitzplätze, Küche, Registrierung und Technik in einer festen Reihenfolge dran.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktangaben der Eltern prüfen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Notfallkontakte bündeln
Location reservieren
Essenszeiten abstimmen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Campmaterial kontrollieren
3 Personen
Spielmaterial sammeln
2 Personen
Kostüme sortieren
2 Personen
Rollen und Teams einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Route und Geländegrenzen markieren
3 Personen
Zelte aufbauen
5 Personen
Tische und Bänke aufstellen
3 Personen
Küchenecke einrichten
3 Personen
Spielstationen aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Essen vorbereiten
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Campregeln erklären
2 Personen
Teams bekannt geben
2 Personen
Kostüme verteilen
3 Personen
Fantasyspiel begleiten
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mittagspause betreuen
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Lagerfeuerprogramm betreuen
4 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Nachbereitung
Müll einsammeln
4 Personen
Zelte abbauen
5 Personen
Tische und Bänke wegräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verstauen
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 6
- BänkeAnz. 12
- Registrierungstisch
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 12
Dekoration
- Fantasy-FlaggenAnz. 20
- Künstlicher EfeuAnz. 10
- SchatztruhenAnz. 4
- Dekorative SchildeAnz. 6
- ThemenläuferAnz. 8
Sportmaterial
- KegelAnz. 30
- SeileAnz. 10
- ReifenAnz. 8
- SchaumstoffschwerterAnz. 30
- BälleAnz. 12
- KompasssetsAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 20
- PuzzlesetsAnz. 6
- SchlüsselanhängerAnz. 40
Reinigung
- EimerAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh genug, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Kontaktdaten der Eltern gesammelt zu prüfen. Bündele die Notfallkontakte zusätzlich auf einer ausgedruckten Liste, statt sie nur einzeln auf Handys zu speichern.
- Drucke die Teilnehmerliste vor dem Aufbau aus und richte den Registrierungstisch zuerst ein. So kannst du Ankunft, Teams und wichtige Hinweise direkt vor Ort abgleichen.
- Plane die Verpflegung nach festen Essenszeiten und halte Getränke in mehreren Kühlboxen bereit. Wasserkannen, Mehrwegbecher und Thermoskannen sollten schon vor Beginn der ersten Spielrunde zugänglich sein.
- Markiere Route und Geländegrenzen, bevor die Spielstationen aufgebaut werden. Kegel, Seile und Reifen lassen sich dann gezielt einsetzen, ohne Wege oder Sicherheitsbereiche nachträglich zu verändern.
- Teste tragbare Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gruppe. Lichterketten und LED-Laternen montierst du am besten nach dem Aufbau von Zelten und Tischen, damit Kabel nicht im Weg liegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Fantasycamp planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen und der Reservierung der Location. Die Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Notfallkontakte solltest du spätestens 2 Wochen vor dem Camp abschließen.
- Was muss man für ein Fantasycamp an Essen und Getränken vorbereiten?
- Lege Essenszeiten fest und erstelle die Einkaufsliste, sobald die Teilnehmerzahl weitgehend feststeht. Kühlung, Wasserversorgung und Serviergeschirr sollten spätestens am Vortag geprüft und vorbereitet werden.
- Wann baut man ein Fantasycamp auf?
- Plane für Zelte, Tische, Bänke, Küche, Dekoration und Spielstationen mindestens 3 bis 4 Stunden Aufbauzeit ein. Registrierungstisch und Technik kommen vor der Ankunft der Teilnehmenden an ihren Platz.
- Wie organisiert man die Teilnehmer bei einem Fantasycamp?
- Drucke die Teilnehmerliste und teile Rollen sowie Teams vor Beginn der ersten Aktivität ein. Rechne pro Person mit etwa 2 bis 3 Minuten für Registrierung und die Prüfung wichtiger Hinweise.
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