Checklist pour organiser un camp fantasy
Un camp fantasy demande plus qu’un décor médiéval et quelques jeux. Il faut coordonner les inscriptions, les informations des parents, les repas, le couchage, les équipes et l’installation du terrain. Commence par réserver le lieu et fixer les horaires, puis verrouille les participants et le matériel. Les derniers jours servent surtout à monter les tentes, préparer la nourriture, installer les postes de jeu et rendre l’accueil fluide.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées des parents
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Regrouper les contacts d’urgence
Réserver le lieu
Fixer les horaires de repas
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel de camp
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
Trier les costumes
2 personnes
Répartir les rôles et les équipes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Marquer l’itinéraire et les limites du terrain
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les bancs
3 personnes
Aménager le coin cuisine
3 personnes
Monter les postes de jeu
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer la nourriture
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Expliquer les règles du camp
2 personnes
Annoncer les équipes
2 personnes
Distribuer les costumes
3 personnes
Animer un jeu fantastique
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la pause de midi
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Animer le programme du feu de camp
4 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Accompagner les départs
4 personnes
Récupérer les costumes
3 personnes
Suivi
Collecter les déchets
4 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Ranger les tables et les bancs
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes de nourriture
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 6
- Bancsqté 12
- Table d'inscription
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Bols réutilisablesqté 40
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 60
- Louchesqté 6
- Thermosqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Glacièresqté 4
- Carafes d’eauqté 6
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 12
Décoration
- Drapeaux fantasyqté 20
- Lierre artificielqté 10
- Mallettes au trésorqté 4
- Boucliers décoratifsqté 6
- Tapis à thèmeqté 8
Matériel de sport
- Cônesqté 30
- Cordesqté 10
- Cerceauxqté 8
- Épées en mousseqté 30
- Ballonsqté 12
- Sets de boussolesqté 8
- Lampes de pocheqté 20
- Sets de puzzleqté 6
- Porte-clésqté 40
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Brosses à vaisselleqté 4
- Épongesqté 12
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et fixe les horaires des repas au moins 4 à 6 semaines avant le camp. Cela te laisse le temps d’ajuster les inscriptions, les équipes et les achats.
- Demande les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations, puis vérifie les coordonnées des parents avant d’imprimer la liste des participants. Prépare aussi les contacts d’urgence dans un document séparé.
- Contrôle le matériel de camp une semaine avant : tentes, tables, bancs, glacières, rallonges et multiprises. Une vérification précoce évite de découvrir le jour même qu’un poste manque d’alimentation ou de vaisselle.
- Répartis les rôles et les équipes avant l’arrivée des participants, avec un déroulé imprimé pour chaque responsable. Marque aussi l’itinéraire et les limites du terrain avant de lancer les jeux.
- Le jour précédent, monte les tentes et les postes de jeu, installe les tables et le coin cuisine, puis refroidis les boissons. Garde la table d’inscription libre et visible dès l’ouverture, avec la liste imprimée à portée de main.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un camp fantasy ?
- Commence 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, fixe les horaires et envoie les invitations, puis garde la dernière semaine pour les confirmations et le matériel.
- Que faut-il prévoir pour l’inscription à un camp fantasy ?
- Prépare une table d’inscription, la liste imprimée des participants et les coordonnées vérifiées des parents. Regroupe les contacts d’urgence au moins 3 jours avant l’accueil afin de les retrouver immédiatement.
- Quand acheter la nourriture pour un camp fantasy ?
- Établis la liste de courses après avoir recueilli les besoins alimentaires, idéalement 7 jours avant. Fais les courses 1 à 2 jours avant et prépare les aliments suffisamment tôt pour pouvoir les refroidir et les stocker.
- Quand installer les tentes et les jeux ?
- Monte les tentes et installe les postes de jeu la veille lorsque c’est possible. Prévois ensuite au moins 60 minutes le jour même pour vérifier les limites du terrain, le son, les équipes et la table d’accueil.
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