Familiezwemdag organiseren: checklist en planning

Een familiezwemdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een zwembad reserveren. Je moet vooraf weten hoeveel mensen komen, welke kinderen een zwemdiploma hebben en wie toezicht houdt. Regel daarnaast op tijd de badruimtes, catering, drankkoeling en praktische informatie voor de familie. Met deze checklist werk je stap voor stap van reservering en uitnodiging naar de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zwembad reserveren
Ruimtes en baden vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Zwemdiploma's inventariseren
Kinderen bij begeleiders indelen
2 personen
Programma en tijden maken
Programma aan familie sturen
Eindstand aanmeldingen bepalen
Cateringhoeveelheden berekenen
Badregels afstemmen
Weersverwachting controleren
Laatste praktische informatie sturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en hapjes koelen
2 personen
Zwembadmateriaal controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Naamlabels voorbereiden
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankenpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Zwembanden en ballen klaarleggen
2 personen
Zwemvesten klaarleggen
2 personen
Sunscreenpunt inrichten
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamlabels en polsbandjes klaarleggen
Allergenenkaarten plaatsen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsinstructies ophangen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Zwemregels toelichten
2 personen
Groepen naar kleedkamers begeleiden
4 personen
Vrij zwemmen begeleiden
6 personen
Zwemspel uitleggen
2 personen
Zwemspel begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Natte vloer controleren
2 personen
Zwemmaterialen terugleggen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
Laatste zwemronde aankondigen
Gasten naar kleedkamers begeleiden
4 personen
Dessert en fruit serveren
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Drankenpunt schoonmaken
2 personen
Zwembadmateriaal reinigen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
Locatie nalopen
2 personen
Sleutels en materialen terugbrengen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Picknickbankenaantal 8
Tafelkledenaantal 14

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Barbecuesaantal 2
Grillroostersaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Aluminium schalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Zwemvleugelsaantal 12
Zwemvestenaantal 12
Zwemnoodlesaantal 20
Opblaasballenaantal 12
Duikringenaantal 20
Waterbasketbalset
Waterdichte scorekaartenaantal 10
Badmintonsetsaantal 4
Spelletjes voor droge ruimteaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Naamlabelsaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Pijlbordenaantal 10
Veiligheidskaartenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 100
Schoonmaakemmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrollenaantal 8
Toiletpapierrollenaantal 36

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het zwembad en de gewenste ruimtes zo vroeg mogelijk. Leg meteen vast welke baden beschikbaar zijn, hoeveel begeleiders nodig zijn en welke badregels gelden.
Verzamel uiterlijk vóór het maken van de groepsindeling de zwemdiploma’s, dieetwensen en definitieve aanmeldingen. Deel kinderen daarna bij vaste begeleiders in en stuur het programma naar de familie.
Plan de catering op basis van het definitieve aantal gasten. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel dranken en hapjes uiterlijk de avond ervoor.
Stuur 2 tot 3 dagen vooraf de laatste praktische informatie met aanvangstijd, programma, zwemregels, route en wat familie zelf moet meenemen. Controleer diezelfde dag ook de weersverwachting.
Begin op de dag zelf minstens 2 uur vooraf met de opbouw. Zet tafels, stoelen, partytenten, buffettafels en het koffiepunt eerst klaar; controleer daarna het zwembadmateriaal, de naamlabels en de muziek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiezwemdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het zwembad reserveren en het vastleggen van ruimtes en baden. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de zwemdag, zodat je de aanmeldingen en zwemgegevens op tijd kunt verwerken.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een familiezwemdag?: Bepaal het aantal begeleiders op basis van de zwembadregels en het aantal kinderen zonder of met een beperkt zwemdiploma. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en zorg dat iedere begeleider vooraf weet voor welke kinderen hij of zij verantwoordelijk is.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een familiezwemdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koop voor kinderen en volwassenen ook voldoende water en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar de familie?: Stuur de praktische informatie 2 tot 3 dagen voor de familiezwemdag. Vermeld daarin de starttijd, het programma, de badregels, de route, contactgegevens en wat gasten zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.