Checklist para un día familiar de natación sin olvidos

Organizar un día familiar de natación requiere coordinar la piscina, los baños, las inscripciones y los horarios antes de pensar en la comida. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que cada niño tenga monitor, cada familia reciba la información y el montaje esté listo a tiempo. También incluye los detalles que suelen llegar tarde: preferencias dietéticas, diplomas, normas de la piscina y bebidas frías. Úsala desde la reserva del espacio hasta el punto de café.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la piscina
Reservar espacios y baños
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar los diplomas de natación
Asignar a los niños a sus monitores
2 personas
Crear el programa y los horarios
Enviar el programa a la familia
Determinar el cierre de inscripciones
Calcular las cantidades de catering
Coordinar las normas de la piscina
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la última información práctica
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas y aperitivos
2 personas
Comprobar el material de piscina
2 personas
Crear lista de reproducción
Preparar etiquetas con nombres
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas y bancos
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la música
2 personas
Preparar flotadores y pelotas
2 personas
Preparar chalecos salvavidas
2 personas
Montar el punto de protector solar
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar las etiquetas con nombre y las pulseras
Colocar tarjetas de alérgenos
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar panecillos y rellenos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Comprobar los baños
Colgar las instrucciones de seguridad

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Explicar las normas de natación
2 personas
Guiar a los grupos a los vestuarios
4 personas
Supervisar el baño libre
6 personas
Explicar el juego de natación
2 personas
Coordinar el juego acuático
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Comprobar el suelo mojado
2 personas
Devolver el material de natación
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Servir la barbacoa
4 personas
Servir por separado las comidas dietéticas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Proporcionar la música
Anunciar la última ronda de natación
Guiar a los invitados a los vestuarios
4 personas
Servir el postre y la fruta
3 personas
Recoger objetos perdidos
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar mesas y sillas
2 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar el punto de bebidas
2 personas
Limpiar el material de piscina
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Apagar el equipo de música
Revisar el lugar
2 personas
Devolver las llaves y los materiales
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 80
Mesas de picniccant. 8
Mantelescant. 14

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Barbacoascant. 2
Parrillascant. 4
Guantes de hornocant. 4
Bandejas de aluminiocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Material deportivo

Brazaletes de natacióncant. 12
Chalecos salvavidascant. 12
Fideos de piscinacant. 20
Globos inflablescant. 12
Aros de buceocant. 20
Set de waterpolo
Tarjetas de puntuación impermeablescant. 10
Sets de bádmintoncant. 4
Juegos para zona secacant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Etiquetas con nombrescant. 100
Pulserascant. 100
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de seguridadcant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Bolsas de basuracant. 100
Cubos de limpiezacant. 4
Limpiacristalescant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Rollos de toallacant. 8
Rollos de papel higiénicocant. 36

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con una fecha concreta y usa ese número para calcular la comida, las bebidas y la asignación de niños a monitores. Deja unos días entre el cierre y el envío del programa definitivo.
Envía dos comunicaciones: la invitación inicial y una última información práctica antes del evento. En la segunda confirma horarios, normas de la piscina, qué debe llevar cada familia y cualquier cambio por el pronóstico.
Prepara los diplomas de natación y las etiquetas con nombres antes del montaje. Son detalles fáciles de dejar para el final, pero ralentizan la entrega y la organización de los grupos.
Calcula el montaje por zonas: piscina y baños, mesas y sillas, carpas, buffet y café. Enfría las bebidas y aperitivos con antelación y reserva neveras portátiles o neveras para mantenerlos fríos durante la jornada.
Comprueba el material de piscina y el equipamiento de servicio el día anterior. Revisa especialmente vasos, platos, cubiertos, pinzas, jarras, termos y bandejas con tapa, porque suelen faltar cuando el catering ya está preparado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar una piscina para un día familiar?: Haz la reserva en cuanto tengas una fecha probable y, como mínimo, varias semanas antes. Confirma también en ese momento la disponibilidad de los espacios y baños, las normas de uso y el tiempo necesario para montar carpas y mesas.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?: Fija el cierre entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes calcular las cantidades de catering, recoger las preferencias dietéticas y asignar a los niños a sus monitores sin trabajar con cifras provisionales.
¿Cuándo hay que enviar el programa del día?: Envía un programa provisional cuando las familias se inscriban y el horario definitivo entre 3 y 5 días antes. Incluye los grupos, los monitores, las horas de natación, las pausas, la comida y las normas de la piscina.
¿Cuánto tiempo antes se monta un evento familiar de natación?: Reserva al menos 2 horas para montar mesas, sillas, carpas, buffet y café, y para comprobar el material de piscina. Enfría bebidas y aperitivos el día anterior y deja una revisión final 30 minutos antes de la llegada de las familias.

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