Checklist pour une journée de baignade en famille

Une journée de baignade en famille demande plus qu’une réservation de piscine. Il faut connaître le nombre final de participants, vérifier les diplômes de natation, répartir les enfants entre accompagnateurs et transmettre des règles claires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations à l’installation des tables, des tentes et du buffet. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, météo, boissons au frais et dernières consignes pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la piscine
Consigner les espaces et les bains
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier les diplômes de natation
Répartir les enfants avec les accompagnateurs
2 personnes
Établir le programme et les horaires
Envoyer le programme à la famille
Déterminer le nombre final d’inscriptions
Calculer les quantités de catering
Coordonner les règles du bain
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations pratiques
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons et les en-cas
2 personnes
Vérifier le matériel de piscine
2 personnes
Créer la playlist musicale
Préparer les badges nominaux
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le point de boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Préparer les bouées et les ballons
2 personnes
Préparer les gilets de sauvetage
2 personnes
Aménager le stand de crème solaire
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives et les bracelets
Installer les cartes des allergènes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Afficher les consignes de sécurité

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Expliquer les règles de baignade
2 personnes
Accompagner les groupes vers les vestiaires
4 personnes
Encadrer la baignade libre
6 personnes
Expliquer le jeu de natation
2 personnes
Encadrer le jeu aquatique
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vérifier le sol mouillé
2 personnes
Ranger le matériel de baignade
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour de natation
Accompagner les invités aux vestiaires
4 personnes
Servir le dessert et les fruits
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Essuyer les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer le point de boissons
2 personnes
Nettoyer le matériel de piscine
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Éteindre le matériel audio
Faire le tour du lieu
2 personnes
Rapporter les clés et le matériel
Retourner le matériel loué
2 personnes
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Bancs de pique-niqueqté 8
Nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Barbecuesqté 2
Grilles de barbecueqté 4
Gants de cuisineqté 4
Plateaux en aluminiumqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Brassards de natationqté 12
Gilets de sauvetageqté 12
Frites de natationqté 20
Ballons gonflablesqté 12
Anneaux de plongéeqté 20
Set de waterbasket
Cartes de score imperméablesqté 10
Sets de badmintonqté 4
Jeux pour espace secqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Braceletsqté 100
Panneaux indicateursqté 10
Cartes de sécuritéqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 100
Seaux de nettoyageqté 4
Raclettes de solqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
Rouleaux de papier toiletteqté 36

Catering

Courses

Conseils

Réservez la piscine et consignez précisément les espaces et les bassins utilisés avant d’envoyer les invitations. Les horaires d’accès et les zones disponibles déterminent directement le programme de la journée.
Demandez les inscriptions, les besoins alimentaires et les diplômes de natation assez tôt pour répartir chaque enfant avec un accompagnateur. Faites un dernier décompte avant de calculer les quantités de repas et de boissons.
Envoyez le programme à la famille, puis les dernières informations pratiques quelques jours avant l’événement. Indiquez les horaires, les règles de baignade, ce que chacun doit apporter et la conduite prévue en cas de météo défavorable.
Ne gardez pas les boissons et les en-cas pour le dernier moment : mettez-les au frais avant l’arrivée des invités et prévoyez des glacières, des bacs à glaçons et des carafes d’eau. Le point café demande aussi ses tasses, thermos, machines ou bouilloires.
Commencez l’installation suffisamment tôt pour monter les tentes, placer les tables et les bancs, puis organiser le buffet. Préparez aussi les badges nominatifs et vérifiez le matériel de piscine avant l’accueil de la famille.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de baignade en famille ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue afin de laisser le temps de répondre et de signaler les besoins alimentaires. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il confirmer le nombre de participants ?: Arrêtez le nombre final d’inscrits 5 à 7 jours avant la baignade. Vous pourrez alors calculer les quantités de catering, organiser les accompagnateurs et préparer les badges sans travailler sur des estimations.
Quand vérifier la météo pour une journée de baignade en famille ?: Consultez les prévisions une première fois 5 jours avant, puis à nouveau la veille. Envoyez les dernières informations pratiques dès que la décision concernant le programme ou les tentes est prise.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la réception ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée de la famille pour monter les tentes, installer les tables, les chaises et le buffet, puis refroidir les boissons. Gardez 30 minutes supplémentaires pour vérifier le matériel de piscine et les règles de baignade.

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