Zo organiseer je een familiewandeltocht

Begin niet met de boodschappen, maar met datum, route en startlocatie. Controleer daarna toegankelijkheid, toiletten, parkeerplekken en eventuele vergunningen, zeker als de tocht over openbare paden loopt. Zodra de route staat, kun je deelnemers werven, vrijwilligers indelen en rustpunten voorbereiden. In de laatste week draait alles om weersverwachting, routekaarten, pijlen, catering en duidelijke informatie voor gezinnen met kinderen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie controleren
2 personen
3
Wandelroute voor kinderen kiezen
2 personen
4
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
5
Routevergunning aanvragen
6
Verzekering controleren
7
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
8
Toiletvoorzieningen controleren
9
Parkeerplekken inventariseren
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Routebegeleiders indelen
2 personen
15
EHBO-contacten verzamelen
16
Weersverwachting volgen
17
Definitieve deelnemerslijst maken
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Routekaarten afdrukken
20
Pijlen en routeborden maken
2 personen
21
Cateringvoorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Houdbare boodschappen opslaan
24
Koelproducten inkopen
2 personen
25
Koelproducten gekoeld opslaan
26
Sandwiches voorbereiden
3 personen
27
Fruit en snackgroenten wassen
2 personen
28
EHBO-tassen samenstellen
29
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
30
Route vooraf nalopen
2 personen
31
Weersbesluit nemen
2 personen
32
Locatie openen
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Routeborden plaatsen
3 personen
39
Rustpunt klaarzetten
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Geluidsinstallatie testen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

43
Inschrijving openen
3 personen
44
Deelnemers welkom heten
2 personen
45
Noodnummers en route uitleggen
46
Wandelgroepen laten vertrekken
3 personen
47
Routepost bemannen
4 personen
48
Rustpunt bemannen
2 personen
49
Water bij het rustpunt serveren
2 personen
50
Achterblijvers begeleiden
2 personen
51
Routeborden controleren
2 personen
52
Deelnemers bij terugkomst registreren
2 personen
53
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee schenken
2 personen
56
Kinderspellen begeleiden
3 personen
57
Gezamenlijke afsluiting verzorgen
2 personen
58
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Routeborden ophalen
3 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Koelboxen leegmaken
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Scharenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6

Sportmateriaal

Wandelstokkenaantal 10
Kinderspeurkaartenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 30
Touwtrektouw
Buitenspellenaantal 4

Route en veiligheid

Routekaartenaantal 80
Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 10
Mobiele telefoonsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbord voor inschrijvingaantal 2
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de route vast en loop deze zelf na met een kinderwagen of iemand die minder goed ter been is. Controleer onderweg waar rustpunten, toiletten en veilige oversteekplaatsen komen; pas daarna bepaal je de definitieve afstand.
Vraag een routevergunning en controleer de verzekering zodra datum en route bekend zijn. Wacht hiermee niet tot de laatste weken, omdat toestemming en eventuele aanpassingen tijd kunnen kosten.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één deelnemerslijst en verstuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, parkeeradvies, routeafstand, rustpunten en wat gezinnen zelf moeten meenemen.
Plan routebegeleiders per kruispunt, rustpunt en het laatste deel van de groep. Zorg dat zij elkaar kunnen bereiken met portofoons of telefoons en wijs één persoon aan voor EHBO-contact en beslissingen bij slecht weer.
Koop houdbare boodschappen eerder, maar haal koelproducten pas kort voor de tocht. Reken vooraf hoeveel bekers, borden, bestek, water en koffie nodig zijn en test koffiezetapparaten, thermoskannen, koelboxen en verlengkabels op de startlocatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een familiewandeltocht te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een tocht met vergunning, vrijwilligers en catering. Reserveer de eerste 2 weken voor datum, route, startlocatie en toestemming; gebruik de laatste week voor deelnemersinformatie en controle.
Hoe lang moet een familiewandeltocht voor kinderen zijn?: Kies bij jonge kinderen bij voorkeur een route van 3 tot 5 kilometer en plan minstens één rustpunt per 2 kilometer. Houd extra tijd vrij voor spelletjes, drinken en onverwachte stops; een wandeltempo van ongeveer 2 tot 3 kilometer per uur is realistischer dan een volwassen tempo.
Wanneer verstuur je de informatie voor een familiewandeltocht?: Stuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Bevestig de weersafhankelijke details nogmaals 24 tot 48 uur vooraf, inclusief startlocatie, parkeren, route, contactnummer en eventuele wijzigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een familiewandeltocht?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de start, één voor het laatste deel van de groep en per belangrijk kruispunt of rustpunt één begeleider. Voor een tocht met meerdere rustpunten kom je daardoor al snel uit op 6 tot 10 vrijwilligers; maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.