Zo organiseer je een wandelweekend zonder verrassingen
Begin niet met boodschappen, maar met de routes en de overnachtingsplekken. Leg eerst de start- en eindpunten vast en controleer daarna of de routekaarten en routebestanden kloppen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen, telefoonnummers en praktische informatie per deelnemer. In de laatste week draait alles om weersverwachting, routeborden, lunchpakketten, EHBO-tassen en een duidelijke ontvangst. Zo voorkom je dat je op de wandeldag nog moet uitzoeken wie waar start of wat er onderweg ontbreekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wandelroutes selecteren
2 personen
- 2
Routekaarten controleren
2 personen
- 3
Start- en eindpunten vastleggen
2 personen
- 4
Locatie reserveren
- 5
Overnachtingsplekken reserveren
- 6
Uitnodigingen versturen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Deelnemersinformatie versturen
- 10
Weersverwachting controleren
- 11
Definitieve deelnemerslijst maken
- 12
Telefoonnummers controleren
- 13
Routebestanden downloaden
- 14
Routekaarten printen
2 personen
- 15
Pijlen en routeborden maken
2 personen
- 16
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
- 17
Boodschappen doen
3 personen
- 18
Dranken koelen
2 personen
- 19
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 20
Lunchpakketten klaarmaken
4 personen
- 21
EHBO-tassen vullen
2 personen
- 22
Routeborden klaarleggen
2 personen
- 23
Locatie openen
2 personen
- 24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 27
Infoborden plaatsen
2 personen
- 28
Routeborden uitzetten
3 personen
Event
- 29
Deelnemers registreren
3 personen
- 30
Deelnemerspakketten uitdelen
2 personen
- 31
Bagage naar kamers brengen
3 personen
- 32
Welkomstbriefing geven
2 personen
- 33
Korte kennismakingswandeling begeleiden
3 personen
- 34
Dranken serveren
2 personen
- 35
Dranken bijvullen
- 36
Hapjes serveren
2 personen
- 37
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
- 38
Dinerbuffet serveren
3 personen
- 39
Avondwandeling begeleiden
3 personen
- 40
Servies verzamelen
2 personen
- 41
Ontbijtbuffet klaarzetten
3 personen
- 42
Ontbijt serveren
3 personen
- 43
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
- 44
Dagroute toelichten
2 personen
- 45
Groepen indelen
2 personen
- 46
Lange wandeling begeleiden
6 personen
- 47
Rustpunt bevoorraden
3 personen
- 48
Water en fruit uitdelen
3 personen
- 49
Achterblijvers ontvangen
2 personen
- 50
Deelnemers terug registreren
2 personen
- 51
Koffie en thee serveren
2 personen
- 52
Middagpauze verzorgen
2 personen
- 53
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
- 54
Vrije tijd begeleiden
2 personen
- 55
Avondmaaltijd opwarmen
3 personen
- 56
Avondmaaltijd serveren
3 personen
- 57
Gezelschapsspel begeleiden
2 personen
- 58
Uitchecken begeleiden
2 personen
- 59
Korte slotwandeling begeleiden
3 personen
- 60
Slotkoffie serveren
2 personen
- 61
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 62
Routeborden ophalen
3 personen
- 63
Locatie afbouwen
4 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Keuken schoonmaken
2 personen
- 67
Sanitair schoonmaken
2 personen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 71
Foto's met deelnemers delen
- 72
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
- Partytentenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 60
- Soepkommenaantal 50
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Powerbanksaantal 6
Route en veiligheid
- Kompasaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- EHBO-tassenaantal 3
- Nooddekensaantal 12
- Fluitjesaantal 20
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Routepijlenaantal 80
- Routebordenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Zaklampenaantal 8
- Regenponcho'saantal 15
- Wandelstokkenaantal 10
- Koordaantal 2
- Routekaartenaantal 60
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Naamstickersaantal 60
- Polsbandjesaantal 60
Sportmateriaal
- Rugzakkenaantal 10
- Drinkflessenaantal 20
- Picknickkleedjesaantal 6
- Frisbeesaantal 3
- Gezelschapsspellenaantal 6
Decoratie
- Welkomstbord
- Informatiebordenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 40
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Slingerverlichtingaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Scharenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Bewaardozenaantal 20
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
- Koeltasjesaantal 45
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 3
- Afwasborstelsaantal 4
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Vuilnisgrijpersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de routes en overnachtingen als eerste. Controleer elke routekaart aan de hand van het routebestand en leg per wandeling één duidelijk startpunt en eindpunt vast.
- Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, vertrekpunt, lengte van de wandeling, wat deelnemers zelf meenemen en een telefoonnummer voor onderweg.
- Maak 2 tot 3 dagen vooraf de definitieve deelnemerslijst. Controleer daarop telefoonnummers en dieetwensen, zodat lunchpakketten en hapjes niet op aannames worden samengesteld.
- Bereid de routebegeleiding niet pas op de ochtend zelf voor. Download de routebestanden, print de routekaarten en leg pijlen, routeborden, kompassen en portofoons per route klaar.
- Reserveer op de laatste avond tijd voor de opbouw. Zet tafels, stoelen, ontvangsttafel, koelboxen en EHBO-tassen klaar en controleer verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen powerbanks voordat de eerste wandelaars arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een wandelweekend?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met routes, locatie en overnachtingsplekken. Verstuur de uitnodigingen daarna ongeveer 6 weken voor vertrek, zodat je genoeg tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
- Wanneer stuur je de informatie voor een wandelweekend?
- Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor het weekend. Deel een laatste update over weer, route en vertrekpunt 24 tot 48 uur vooraf.
- Hoeveel eten neem je mee voor een wandelweekend?
- Maak voor iedere deelnemer een lunchpakket en reken daarnaast op extra hapjes voor ongeveer 10 procent meer personen dan definitief aangemeld. Koop dranken pas nadat de deelnemerslijst is gesloten, bij voorkeur 2 tot 3 dagen vooraf.
- Wat controleer je op de ochtend van een wandelweekend?
- Controleer minstens 60 minuten voor de start de weersverwachting, routeborden, routekaarten, EHBO-tassen en telefoonnummers. Zet de ontvangsttafel klaar en zorg dat water, koffie, lunchpakketten en gekoelde dranken bereikbaar zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!