Familietoernooi organiseren: complete checklist
Een familietoernooi organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen teams maken en sportmateriaal klaarleggen. Je regelt eerst de toernooivorm, locatie en spelregels, daarna de inschrijvingen, teams en het wedstrijdschema. In de laatste week controleer je materiaal, stroom, sanitaire voorzieningen en de weersverwachting. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat scoreformulieren, reserveballen of gekoelde dranken pas op de dag zelf worden gemist.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Toernooivorm bepalen
2 personen
Spelregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
3 personen
Teamcaptains informeren
Wedstrijdschema maken
2 personen
Reservering locatie maken
Reservering materialen maken
Stroompunten controleren
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdschema afdrukken
Teamkaarten voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren voorbereiden
Polsbandjes sorteren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Prijzen klaarzetten
Muziek afspeellijst maken
Licht- en geluidsapparatuur testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Speelvelden uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Muziek testen
Prijzen uitstallen
Teamzones markeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Teamkaarten uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Warming-up begeleiden
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Scores registreren
3 personen
Wedstrijdmateriaal terugleggen
2 personen
Water uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Finales begeleiden
3 personen
Barbecue voorbereiden
4 personen
Barbecue serveren
4 personen
Vegetarische maaltijden serveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking houden
2 personen
Vrije spelronde begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Wasgoed wassen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Biertafelsetsaantal 4
- Registratietafel
- Serveertafelsaantal 3
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- Volleybalaantal 3
- Badmintonracketsaantal 12
- Shuttlesaantal 24
- Touwtrektouw
- Estafettestokjesaantal 8
- Hoepelsaantal 10
- Pionnenaantal 40
- Hesjesaantal 40
- Handpompenaantal 3
- Reserveballenaantal 4
- Volleyballnet
- Badmintonnettenaantal 2
- Scorebordenaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
- Fluitjesaantal 6
- Meetlintaantal 2
- Startnummersaantal 60
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Barbecuesaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Scharenaantal 3
- Aluminium bakplatenaantal 4
- Koelelementenaantal 20
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Bluetoothspeaker
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Teamkleurlintenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 70
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 4
- Bezemaantal 2
- Blikvangersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk 3 weken vooraf de toernooivorm, spelregels en uiterste inschrijfdatum vast. Zo kun je teams samenstellen en teamcaptains tijdig informeren.
- Maak het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Druk minimaal 2 exemplaren af en leg de teamkaarten, scoreformulieren en startnummers per team klaar.
- Controleer 7 dagen vooraf of alle sportmaterialen compleet zijn: naast ballen en netten heb je ook pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatches en reserveballen nodig.
- Plan de opbouw ruim 2 uur voor de eerste wedstrijd. Zet de registratietafel, scoreborden, klaptafels en serveertafels eerst neer en controleer daarna stroompunten en sanitaire voorzieningen.
- Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en koel de dranken minstens 4 uur vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet herbruikbare bekers zichtbaar bij de serveertafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familietoernooi organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, toernooivorm en spelregels. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de sportdag, zodat je teams en het wedstrijdschema op tijd kunt maken.
- Hoe maak ik een wedstrijdschema voor een familietoernooi?
- Verwerk eerst alle aanmeldingen en deel daarna de deelnemers in teams in. Plan per wedstrijd minimaal 5 minuten wisseltijd en druk het definitieve schema uiterlijk 1 dag vooraf af.
- Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig voor een familietoernooi?
- Dat hangt af van het aantal gelijktijdige velden, maar reserveer per actief onderdeel minimaal 1 extra bal en per speelveld een set pionnen. Controleer alle netten, pompen, fluitjes en stopwatches 7 dagen vooraf.
- Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een familietoernooi?
- Zet minimaal 2 uur vooraf de registratie, scoreborden, teamkaarten, scoreformulieren en startnummers klaar. Controleer daarna de velden, sanitaire voorzieningen, stroompunten, gekoelde dranken en prijzen voordat de deelnemers arriveren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!