Checklist para organizar un torneo familiar

Un torneo familiar necesita algo más que elegir varios juegos y reunir a todos. Hay que cerrar la fecha y el lugar, definir el formato, formar los equipos y preparar un horario que deje tiempo para comer y descansar. Esta checklist reúne 79 tareas y 58 artículos, desde la mesa de registro y los marcadores hasta las bebidas frías y los premios. Úsala por fases para llegar al día del torneo con las reglas claras y el material comprobado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Definir el formato del torneo
2 personas
Establecer las reglas del juego
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Formar equipos
3 personas
Informar a los capitanes de equipo
Hacer el horario del concurso
2 personas
Hacer la reserva del recinto
Hacer la reserva de materiales
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Imprimir el calendario de la competición
Preparar tarjetas del equipo
2 personas
Preparar formularios de puntuación
Clasificar las pulseras
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los premios
Crear lista de reproducción
Probar el equipo de luz y sonido
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Delimitar los campos de juego
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Probar la música
Exponer los premios
Marcar las zonas del equipo
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir tarjetas del equipo
2 personas
Anunciar la apertura
Guiar el calentamiento
2 personas
Supervisar las competiciones
6 personas
Registrar las puntuaciones
3 personas
Devolver el material de competición
2 personas
Repartir agua
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
Acompañar las finales
3 personas
Preparar la barbacoa
4 personas
Servir la barbacoa
4 personas
Servir comidas vegetarianas
2 personas
Servir el postre
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Celebrar la entrega de premios
2 personas
Guiar la ronda de juego libre
3 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Apagar el equipo de sonido
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Reunir material deportivo
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Lavar la ropa

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 60
Mesas con bancoscant. 4
Mesa de registro
Mesas de serviciocant. 3

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Voleibolcant. 3
Raquetas de bádmintoncant. 12
Shuttlescant. 24
Cuerda para tira y afloja
Testigos de relevocant. 8
Aroscant. 10
Conoscant. 40
Chalecoscant. 40
Bombeadores manualescant. 3
Pelotas de repuestocant. 4
Red de voleibol
Redes de bádmintoncant. 2
Marcadorescant. 6
Cronómetroscant. 4
Silbatoscant. 6
Cinta métricacant. 2
Dorsalescant. 60

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Termoscant. 4

Cocina

Barbacoascant. 2
Botellas de gascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Tijerascant. 3
Bandejas de horno de aluminiocant. 4
Acumuladores de fríocant. 20

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoz Bluetooth

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Cintas de colores del equipocant. 8
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Cuboscant. 4
Escobacant. 2
Puntos de atraccióncant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato y las reglas antes de abrir las inscripciones. Indica cuántas personas forman cada equipo, cuánto dura cada prueba y cómo se desempata; así podrás preparar un horario realista y evitar discusiones durante los partidos.
No esperes a conocer la previsión del tiempo para revisar el recinto. Comprueba con antelación las carpas, los puntos de electricidad, los baños y el espacio necesario para montar mesas, redes y zonas de juego.
Haz una lista de material por disciplina y añade repuestos. Además de balones, raquetas, volantes, conos y chalecos, lleva pelotas de reserva, varios silbatos, cronómetros y marcadores para no detener el torneo por un fallo pequeño.
Cierra las inscripciones varios días antes del evento y forma los equipos con tiempo. Imprime la lista de participantes, prepara las tarjetas y dorsales, e informa a los capitanes de las reglas y del horario antes de que lleguen las familias.
Calcula la comida y la bebida según la duración completa del torneo, no solo según el número de partidos. Enfría las bebidas el día anterior, prepara los aperitivos y deja listas las mesas de servicio, vasos, platos, cubiertos y utensilios para servir.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un torneo familiar?: Ciérralas entre 3 y 5 días antes del torneo. Ese margen permite formar los equipos, recoger preferencias dietéticas, imprimir la lista de participantes y ajustar el calendario de competición.
¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un torneo familiar?: Reserva al menos 3 semanas para un torneo familiar con varias pruebas. Durante la primera semana puedes confirmar fecha y recinto; en los días siguientes cierras reglas, materiales e inscripciones y dejas la última semana para imprimir y preparar.
¿Qué material deportivo hace falta para un torneo familiar?: Depende de las pruebas, pero prepara el material principal y al menos un repuesto para cada elemento que pueda romperse o perderse. Incluye también conos, chalecos, silbatos, cronómetros, marcadores y cinta métrica para controlar los juegos y las puntuaciones.
¿Cuándo hay que preparar las bebidas y la comida?: Haz la compra entre 1 y 2 días antes y enfría las bebidas el día anterior. Prepara los aperitivos el mismo día, dejando montadas con antelación las mesas de servicio y la vajilla reutilizable.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.