Familiesportdag organiseren: checklist en planning

Een familiesportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen ballen en een veld regelen. Leg eerst datum, locatie, programma en begroting vast; werk daarna toe naar aanmeldingen, teams en een duidelijk wedstrijdschema. Plan per sport vaste begeleiders en verzamel dieetwensen uiterlijk vóór je boodschappen doet. Controleer enkele dagen vooraf het sportmateriaal, de weersverwachting en het alternatieve plan. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, gelabelde materialen en een locatie die op tijd open is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportprogramma samenstellen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Teams indelen
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers praktische info sturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Prijzen en medailles klaarleggen
Weersplan controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Veilige looproutes markeren
2 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Inschrijfformulieren klaarleggen
Sportmateriaal per spel klaarzetten
4 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Ontvangst bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Warming-up begeleiden
2 personen
Sportspellen begeleiden
8 personen
Scorestanden bijhouden
2 personen
Waterpunten bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Sportmateriaal opruimen
4 personen
Buffet voor diner klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Familiequiz begeleiden
2 personen
Finale sportspel begeleiden
5 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Restanten veilig verpakken
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Sportmateriaal inventariseren
2 personen
Materialen droog opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 6
Bankenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 4
Korfbalmandenaantal 2
Hesjesaantal 40
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Frisbeesaantal 8
Waterbekersaantal 100
Startfluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 24
Meetlintenaantal 4
Rubberen mattenaantal 8
Touwtrektouwenaantal 2
Springzakkenaantal 12
Waterballonnenaantal 200
Kinderbadjesaantal 2
Sponsballenaantal 24
Medaljesaantal 40
Bekerprijzenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Teamvlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2
Koortsthermometersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het sportprogramma niet te vol: plan per onderdeel een duidelijke start- en eindtijd en houd ruimte voor wisselen, uitleg en onverwachte vertraging.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één deelnemerslijst. Deel teams pas in nadat de inschrijfperiode is gesloten, zodat wijzigingen niet steeds het wedstrijdschema verstoren.
Wijs per sport minimaal één vrijwilliger aan voor uitleg, tijdwaarneming en materiaal. Geef vrijwilligers vóór de start het schema en de spelregels op papier.
Label sportmateriaal per onderdeel voordat je het naar de locatie brengt. Zo vind je voetballen, hesjes, pionnen en andere materialen sneller terug tussen de spullen voor het buffet.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en houd het weersplan klaar. Zet partytenten, tafels en kleedkamerschermen alleen neer als duidelijk is wie ze opbouwt en waar ze komen te staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiesportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en begroting. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de sportdag en sluit de aanmeldingen 1 tot 2 weken vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een familiesportdag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per sportonderdeel en daarnaast 2 mensen voor ontvangst, catering en algemene hulp. Bij vier gelijktijdige onderdelen kom je dus al snel uit op 6 vrijwilligers.
Wanneer maak ik de teams en het wedstrijdschema?: Maak de teams en het definitieve schema 3 tot 5 dagen vooraf, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Stuur deelnemers daarna de praktische informatie, zodat iedereen weet waar en hoe laat hij of zij moet zijn.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een familiesportdag?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Werk een alternatief uit met schuilplekken of binnenactiviteiten en communiceer de wijziging direct met deelnemers en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.