Checklist para organizar un día deportivo familiar

Organizar un día deportivo familiar requiere coordinar deporte, comida, participantes y cambios de última hora. Empieza fijando fecha y lugar, prepara el programa y calcula el presupuesto antes de enviar las invitaciones. Después tendrás que cerrar las inscripciones, formar equipos, repartir voluntarios y comunicar horarios, normas y recomendaciones prácticas. Esta checklist también te ayuda a comprobar el material, preparar la zona de comida y dejar listo un plan si cambia el tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa deportivo
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Hacer reservas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Asignar equipos
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información práctica a los participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Etiquetar los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los premios y medallas
Comprobar el plan meteorológico
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Marcar rutas seguras para caminar
2 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Dejar listos los formularios de inscripción
Preparar el material deportivo para cada juego
4 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Atender la recepción
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Dar la bienvenida
Guiar el calentamiento
2 personas
Coordinar juegos deportivos
8 personas
Llevar el control de los resultados
2 personas
Atender los puntos de agua
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Recoger el material deportivo
4 personas
Preparar el bufé para la cena
4 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Coordinar el quiz familiar
2 personas
Guiar la final del juego deportivo
5 personas
Entregar premios
2 personas
Anunciar la despedida
Despedir a los participantes
3 personas
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Inventariar el material deportivo
2 personas
Guardar el material en seco
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de cervezacant. 6
Bancoscant. 8
Biombos para vestuarioscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 16
Bandejas de servircant. 12
Bandejascant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 4
Canastas de korfbalcant. 2
Chalecoscant. 40
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 30
Aroscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Testigos de relevocant. 8
Pelotas blandascant. 12
Frisbeescant. 8
Vasos de aguacant. 100
Silbatos de salidacant. 8
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 24
Cintas métricascant. 4
Alfombras de gomacant. 8
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Bolsas de saltocant. 12
Globos de aguacant. 200
Piscinas infantilescant. 2
Esponjascant. 24
Medallascant. 40
Premios en copacant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Banderas del equipocant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Pulserascant. 100

Equipo

Altavoz portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Lámparas recargablescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 8
Bandejas de servircant. 12
Acumuladores de fríocant. 24
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Spray desinfectantecant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Termómetros de fiebrecant. 2
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Así podrás actualizar la lista de participantes, tener en cuenta las preferencias dietéticas y asignar los equipos sin improvisar el mismo día.
Prepara el horario del concurso con bloques concretos y deja entre 10 y 15 minutos entre pruebas. Ese margen sirve para cambiar de material, reunir a los equipos y resolver retrasos.
Asigna los voluntarios por funciones y turnos de 60 a 90 minutos. Necesitarás cubrir como mínimo la recepción, el control de cada actividad, la comida y la entrega de premios.
Comprueba el material deportivo dos veces: una semana antes y la víspera. Etiqueta balones, chalecos, conos, discos, aros y cuerdas para que cada actividad tenga su propio conjunto y nada se pierda entre pruebas.
Revisa el pronóstico y el plan meteorológico 48 horas antes. Las carpas, mesas, bancos, biombos para vestuarios y el cambio de ubicación no se pueden dejar para la mañana del evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, preparar el programa y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes, cuando ya puedas formar los equipos y comprar las cantidades necesarias.
¿Cuándo hay que enviar la información práctica a los participantes?: Envíala entre 5 y 7 días antes, cuando el horario, los equipos y el lugar estén confirmados. Incluye la hora de apertura, las normas, qué deben llevar y qué hacer si llueve.
¿Cuánto material deportivo hace falta para las actividades?: Depende del número de equipos, pero prepara al menos un juego completo por actividad y un pequeño margen de reserva. Cuenta también con conos, discos de marcaje, chalecos y material alternativo para evitar pausas cuando algo se extravíe o se rompa.
¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?: Haz la compra el día anterior y deja enfriando las bebidas varias horas antes de abrir el lugar. Prepara los aperitivos el mismo día siguiendo las preferencias dietéticas registradas y coloca platos, cuencos, vasos y cubiertos antes de que lleguen los participantes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.