Checklist pour organiser une journée sportive familiale

Une journée sportive familiale demande plus qu’une liste de jeux et de ballons. Il faut d’abord bloquer la date et le lieu, construire le programme, puis gérer les inscriptions, les équipes et les bénévoles. Les dernières heures servent surtout à vérifier le matériel, préparer les encas, refroidir les boissons et sécuriser le plan météo. Cette checklist rassemble 78 tâches et 85 fournitures pour avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme sportif
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Faire les réservations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Répartir les équipes
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les infos pratiques aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les prix et les médailles
Vérifier le plan météo
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Balisage des voies de circulation sécurisées
2 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer les formulaires d'inscription
Préparer le matériel sportif par jeu
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer les jeux sportifs
8 personnes
Suivre les scores
2 personnes
Tenir les points d’eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Ranger le matériel sportif
4 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Encadrer le quiz familial
2 personnes
Encadrer la finale du jeu sportif
5 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer le départ
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Inventorier le matériel sportif
2 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Trier les objets trouvés
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 6
Bancsqté 8
Paravents de vestiaireqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 4
Paniers de korfballqté 2
Giletsqté 40
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Témoins de relaisqté 8
Balles souplesqté 12
Frisbeesqté 8
Gobelets d'eauqté 100
Sifflets de départqté 8
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 24
Mètres rubansqté 4
Tapis en caoutchoucqté 8
Cordes de tir à la cordeqté 2
Sacs de sautqté 12
Balles d'eauqté 200
Pataugeoiresqté 2
Balles épongeqté 24
Médaillesqté 40
Prix des gobeletsqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Drapeaux d’équipeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 100

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Lampes rechargeablesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètres de fièvreqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations : le programme sportif, le budget et les réservations en dépendent. Préparez aussi une solution de repli si la météo devient défavorable.
Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription, puis mettez la liste des participants à jour au moins 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi répartir les équipes et prévoir les quantités d’encas sans improviser.
Prévoyez un responsable par zone et répartissez les bénévoles avant la dernière semaine : accueil, matchs, buffet, matériel et rangement. Envoyez ensuite les informations pratiques aux participants avec les horaires, les règles et ce qu’ils doivent apporter.
Étiquetez le matériel sportif avant le montage : ballons de football, basket et volley, chasubles, cônes, disques de marquage et accessoires doivent être faciles à retrouver entre deux activités.
La veille, vérifiez les courses, préparez les encas et mettez les boissons au frais. Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tentes, tables, bancs, vaisselle et zones de jeu avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée sportive familiale ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement afin de répartir les équipes et d’adapter les achats.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée sportive familiale ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole référent par zone : accueil, activités sportives, buffet, matériel et rangement, soit environ 5 personnes pour une petite journée. Ajoutez des renforts si plusieurs matchs se déroulent en même temps.
Quand préparer le planning des matchs et les équipes ?: Finalisez les équipes et le planning 5 à 7 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Gardez une marge pour les absences et envoyez les horaires avec les informations pratiques aux participants.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée sportive familiale ?: Contrôlez les prévisions météo, le plan de repli, la liste des courses et l’ensemble du matériel. Préparez les encas et refroidissez les boissons la veille ; le matin, prévoyez au moins 1 heure pour ouvrir et installer le lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.