Zo organiseer je een familiefilmavond zonder gedoe

Begin vier tot zes weken vooraf met het filmprogramma, de kijkrechten en de uitnodigingen. Vraag meteen naar dieetwensen, vervoer en het aantal kinderen en volwassenen, zodat je zitplaatsen, hapjes en drinken kunt plannen. Test beamer, scherm, laptop, HDMI-kabel en speakers uiterlijk een dag van tevoren. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte en techniek in, daarna de drankentafel en hapjes. Zo hoef je tijdens de ontvangst alleen nog gasten welkom te heten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Filmprogramma samenstellen
2 personen
2
Kijkrechten controleren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vervoersvragen inventariseren
7
Weersverwachting controleren
8
Binnenruimte voorbereiden
2 personen
9
Apparatuur testen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
13
Hapjes houdbaar opslaan
14
Filmbestanden klaarzetten
15
Oplaadbare batterijen laden
16
Tafels opstellen
2 personen
17
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
18
Filmscherm ophangen
2 personen
19
Projector aansluiten
2 personen
20
Geluid testen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Verlichting instellen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Drankentafel inrichten
2 personen

Event

25
Ontvangst gasten
2 personen
26
Programma toelichten
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Eerste film starten
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Afval verzamelen
32
Pauzes begeleiden
2 personen
33
Warme snacks serveren
3 personen
34
Tweede film starten
35
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Apparatuur uitschakelen
2 personen
37
Servies verzamelen
2 personen
38
Afval naar containers brengen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
2 personen
41
Meubilair terugplaatsen
2 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Apparatuur opbergen
2 personen
44
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Loungekussensaantal 20
Dekensaantal 12
Garderoberek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Filmscherm
Speakersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Laptop
Powerbanksaantal 2

Keuken

Popcornmachine
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4

Decoratie

Filmklapper
Filmpostersaantal 6
Slingersaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan één hoofdfilm en houd een tweede film achter de hand. Controleer de kijkrechten voordat je de uitnodigingen verstuurt; een streamingabonnement betekent niet automatisch dat vertoning aan een groep is toegestaan.
Laat gasten uiterlijk zeven dagen vooraf reageren. Vraag in hetzelfde bericht naar dieetwensen, vervoer en de leeftijden van kinderen, zodat je stoelen, loungekussens, dekens en hapjes passend kunt klaarzetten.
Test de volledige filmopstelling minimaal 24 uur vooraf: laptop op de beamer aansluiten, beeld scherpstellen, speakers afstellen en controleren of het filmbestand zonder internetverbinding afspeelt.
Zet de drankentafel buiten de kijklijn en gebruik aparte serveerschalen voor hapjes. Koel dranken enkele uren vooraf en bewaar houdbare hapjes afgesloten, zodat de ontvangst niet wordt onderbroken.
Richt de ruimte twee uur voor aanvang in. Zet tafels, stoelen, kussens en dekens klaar, hang het scherm op, laad batterijen en powerbanks en leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig ik mensen uit voor een familiefilmavond?: Stuur de uitnodiging drie tot vier weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk zeven dagen voor de filmavond, zodat je het aantal zitplaatsen, hapjes en drankjes kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de beamer en speakers testen?: Test de hele installatie minimaal 24 uur vooraf en nogmaals ongeveer twee uur voor aanvang. Controleer ook het filmbestand, de HDMI-kabel, de stroomvoorziening en het geluidsniveau.
Hoeveel stoelen en kussens heb ik nodig voor een familiefilmavond?: Voorzie voor iedere aangemelde gast één zitplaats en leg voor kinderen of informele zitplekken één loungekussen of dekentje extra per twee gasten klaar. Houd daarnaast twee reserveplaatsen vrij voor onverwachte bezoekers.
Hoeveel hapjes en drinken moet ik voorzien?: Reken voor een film van ongeveer twee uur op drie tot vier kleine hapjes per persoon en twee drankjes per persoon, plus één extra drankje per vijf gasten. Zet water vanaf de ontvangst klaar en vul de overige dranken vlak voor de start aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.