Familiefilmavond organiseren: checklist en planning

Een familiefilmavond staat of valt met een getest beeld- en geluidssysteem, een programma dat past bij de groep en een goede zitopstelling. Regel eerst de filmkeuze, kijkrechten en aanmeldingen; verzamel daarbij dieetwensen en vervoersvragen. Bereid daarna de ruimte, apparatuur, hapjes en drankentafel voor. Met deze checklist zie je wat je vooraf moet controleren en wat op de dag zelf nog klaar moet staan, van HDMI-kabel en speakers tot dekens, popcorn en warme dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Filmprogramma samenstellen
2 personen
Kijkrechten controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersvragen inventariseren
Weersverwachting controleren
Binnenruimte voorbereiden
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes houdbaar opslaan
Filmbestanden klaarzetten
Oplaadbare batterijen laden
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
Filmscherm ophangen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting instellen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Drankentafel inrichten
2 personen

Event

Ontvangst gasten
2 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Eerste film starten
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
Pauzes begeleiden
2 personen
Warme snacks serveren
3 personen
Tweede film starten
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur opbergen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Loungekussensaantal 20
Dekensaantal 12
Garderoberek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Filmscherm
Speakersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Laptop
Powerbanksaantal 2

Keuken

Popcornmachine
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4

Decoratie

Filmklapper
Filmpostersaantal 6
Slingersaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het filmprogramma uiterlijk één week vooraf en controleer direct de kijkrechten. Zet de filmbestanden minstens één dag van tevoren klaar op de laptop, zodat je niet op het laatste moment hoeft te downloaden of zoeken.
Test beamer, filmscherm, HDMI-kabel, speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal 24 uur vooraf samen. Controleer ook de geluidssterkte vanuit de achterste zitplaatsen en laad oplaadbare batterijen en powerbanks op.
Maak voor kinderen en volwassenen verschillende zitopties: plaats stoelen achteraan en loungekussens en dekens vooraan. Houd minstens één vrije doorgang naar de uitgang en zet tafels buiten het zicht van het scherm.
Koel dranken enkele uren vooraf en bewaar houdbare hapjes afgedekt tot het moment van serveren. Zet popcorn, kommen, bekers, tangen en serveerschalen klaar voordat de eerste gasten binnenkomen, zodat je tijdens de film niet hoeft te zoeken.
Reserveer het laatste uur voor opbouw en ontvangst: hang het filmscherm op, stel de verlichting in, richt de drankentafel in en controleer de garderobe. Leg een alternatief binnenprogramma klaar als de weersverwachting buiten kijken niet toelaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiefilmavond organiseren?: Begin 1 tot 2 weken vooraf met de filmkeuze, kijkrechten en uitnodigingen. Doe de technische test minimaal 24 uur van tevoren en plan op de dag zelf ongeveer 1 uur voor de opbouw.
Hoeveel films plan je voor een familiefilmavond?: Plan meestal 2 films van ongeveer 90 minuten, met 15 tot 20 minuten pauze ertussen. Kies de totale kijktijd op basis van de jongste kinderen en houd één korte reservefilm achter de hand.
Wanneer test ik de beamer en het geluid voor een familiefilmavond?: Test alle apparatuur uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals 30 minuten voor ontvangst. Controleer beeld, geluid, HDMI-verbinding, stroompunten en de zichtbaarheid vanaf de achterste stoelen.
Hoeveel hapjes en drankjes heb ik nodig per persoon?: Reken voor een avond van ongeveer 3 uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en 3 tot 5 kleine porties hapjes. Voor popcorn kun je circa 1 middelgrote kom per 3 personen aanhouden, plus extra voor kinderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.