Checklist voor een goed georganiseerde familiefilmavond

Een familiefilmavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een film kiezen en een beamer neerzetten. Leg eerst datum, locatie, programma en filmrechten vast; regel daarna de aanmeldingen, dieetwensen en boodschappen. Test beeld en geluid ruim vóór de gasten komen en richt de ruimte in met stoelen, dekens, tafels en verlichting. Met deze checklist houd je de 42 taken en 37 benodigdheden in de juiste volgorde bij, zodat je op de avond zelf vooral gasten hoeft te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Filmprogramma samenstellen
2 personen
Filmrechten controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen definitief maken
Weersverwachting controleren
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en dekens klaarzetten
3 personen
Projectiescherm opzetten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Speakers aansluiten
2 personen
Filmbeeld en geluid testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Lichtplan instellen
Buffet opbouwen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Filmavond openen
Eerste film starten
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks bijvullen
2 personen
Pauze begeleiden
2 personen
Tweede film starten
Afscheid begeleiden
2 personen

Nazorg

Eten en afval verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Voorraad controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 6
Loungekussensaantal 20
Fleecedekensaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Kommenaantal 40
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Audiokabelsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Tafellampenaantal 4

Decoratie

Filmavondvlaggenaantal 2
Ballonnenaantal 30
Tafelkledenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Magnetron
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test de beamer, laptop, HDMI-kabels, audiokabels en luidsprekers minimaal 24 uur vooraf samen. Zo ontdek je op tijd ontbrekende adapters, te korte kabels of problemen met het geluid.
Controleer de filmrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet het definitieve filmprogramma uiterlijk 1 week vooraf vast, zodat je wijzigingen nog kunt verwerken.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de filmavond. Gebruik het definitieve aantal gasten voor stoelen, dekens, bekers, borden, bestek en de hoeveelheid hapjes en drinken.
Koel eten en drinken enkele uren vooraf en houd extra capaciteit apart in koelboxen. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de definitieve aanmelding en leg passende hapjes herkenbaar klaar.
Richt de ruimte minstens 2 uur voor aanvang in: zet het projectiescherm en de stoelen neer, bouw het buffet op en stel het lichtplan in. Houd snoeren langs de rand van de ruimte en controleer vóór ontvangst nog één keer beeld en geluid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiefilmavond organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met datum, locatie, filmprogramma en filmrechten. Verstuur de uitnodigingen daarna en maak de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond definitief.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een familiefilmavond testen?: Test beamer, projectiescherm, laptop, luidsprekers en kabels minimaal 24 uur vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld en geluid voordat gasten arriveren.
Hoeveel stoelen en dekens heb ik nodig voor een familiefilmavond?: Reken voor iedere aangemelde gast op een zitplaats of loungeplek en leg daarnaast enkele extra fleecedekens klaar. Bij kinderen werkt een combinatie van stoelen, loungekussens en dekens meestal praktischer dan alleen stoelen.
Wanneer moet ik eten en drinken klaarmaken voor een familiefilmavond?: Koel dranken en bederfelijke producten enkele uren vooraf. Bereid hapjes op de dag zelf en zet het buffet kort vóór de ontvangst klaar, zodat eten niet onnodig lang buiten de koeling staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.