Checklist voor een goed georganiseerde familiefietstocht

Een familiefietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf veiligheid, rustpunten, routebegeleiding en contactgegevens, en controleert het fiets- en presentatiemateriaal. Plan ook een duidelijk moment voor de weersbeslissing en deel routekaarten op tijd uit. Met deze checklist werk je van route en aanmeldingen naar de praktische uitvoering op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Fietsroute bepalen
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Rustpunten vastleggen
2 personen
Startlocatie bevestigen
Routevergunning controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens registreren
Deelnemerslijst bijwerken
Noodcontacten verzamelen
Routekaart opmaken
Routekaarten afdrukken
Pijlen en routeborden maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
EHBO-contactpersoon aanwijzen
Weersverwachting controleren
Deelnemers weersinformatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
Accu's opladen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Picknickpakketten samenstellen
3 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Fietsparkeerplek markeren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
EHBO-koffer klaarleggen

Event

Aanmeldbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
Routekaarten uitdelen
Veiligheidsinstructie geven
Startschot geven
Eerste groep begeleiden
2 personen
Laatste groep begeleiden
2 personen
Kruispunten beveiligen
4 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Water bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
2 personen
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Medaille of aandenken uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderen begeleiden bij spellen
3 personen
Muziek verzorgen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Barbecue serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Deelnemers bedanken

Nazorg

Routepijlen verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Fietsparkeerplek opruimen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Routeborden opslaan
2 personen
Overgebleven voedsel koelen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Deelnemers bedankbericht sturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Fietsrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Plaksetsaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Inbussleutelsetsaantal 4
Fiets multitoolsaantal 4
Spanbandenaantal 8
Pionnenaantal 20
Buitenspellenaantal 6

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 16
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 8
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Decoratie

Startfinishbanner
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Polsbandjesaantal 100
Herinneringsmedaillesaantal 80
Routekaartenaantal 100
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Tie-wrapsaantal 200

Schoonmaak

Handvegers en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens twee keer: eerst op afstand en drukke oversteekplaatsen, daarna op de fiets. Leg per rustpunt vast waar deelnemers kunnen stoppen en hoeveel drinken en zitplaatsen daar nodig zijn.
Verzamel bij de aanmelding naast contactgegevens ook noodcontacten en dieetwensen. Werk de deelnemerslijst tot uiterlijk 2 dagen voor vertrek bij, zodat vrijwilligers met de juiste aantallen werken.
Maak routekaarten en pijlen niet pas op de ochtend zelf. Druk de kaarten minstens 1 week vooraf af en controleer de markeringen nog één keer tijdens het klaarzetten van de startlocatie.
Instrueer verkeersbegeleiders en vrijwilligers uiterlijk 1 dag voor de tocht over hun post, vertrekvolgorde en noodprocedure. Wijs één EHBO-contactpersoon aan en zorg dat die persoon de deelnemerslijst en noodcontacten kan bereiken.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en stuur deelnemers daarna een korte update. Laad accu’s en powerbanks op, pomp reservefietsen op en koel dranken de avond ervoor; zo blijft op de ochtend alleen het klaarzetten over.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiefietstocht organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de route, startlocatie, vergunning en verzekering. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor vertrek en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een familiefietstocht?: Reken bij warm weer op minimaal 0,5 liter drinken per deelnemer voor de tocht, plus extra voor rustpunten. Zet voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 bekers of een fles per persoon klaar en vul daarna bij op basis van de route.
Hoe controleer ik of een fietsroute veilig is voor kinderen?: Fiets de volledige route vooraf en noteer drukke kruisingen, smalle fietspaden en onoverzichtelijke bochten. Plan bij een tocht met kinderen minstens één verkeersbegeleider per lastig oversteekpunt en leg extra rustpunten om de 5 tot 8 kilometer vast.
Wanneer moet ik deelnemers informeren over slecht weer?: Controleer de verwachting 24 uur voor vertrek en neem uiterlijk de avond ervoor een beslissing over doorgaan, aanpassen of uitstellen. Stuur daarna direct de route-informatie, kledingadviezen en een eventueel nieuw tijdstip naar alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.