Checklist voor een goed georganiseerde familiefietstocht
Een familiefietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt tegelijk veilige fietspaden, rustpunten, eten, deelnemersinformatie en materiaal voor pech onderweg. Begin met datum, startlocatie en route en werk daarna toe naar reserveringen, aanmeldingen en boodschappen. Controleer in de laatste week vooral fietsen, helmen, EHBO, routekaarten en de weersverwachting. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding én de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie bevestigen
Fietsroute uitwerken
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Rustpunten op de route kiezen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens deelnemers controleren
Reservering rustpunt maken
Reservering eetlocatie maken
Vergunningen en meldingen controleren
Weersverwachting volgen
Deelnemersinformatie versturen
Routekaarten afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Fietspechplan afdrukken
Fietsen van begeleiders controleren
2 personen
Fietshelmen controleren
2 personen
EHBO-set controleren
Gereedschap en reserveonderdelen controleren
Decoratie en bewegwijzering verzamelen
Koelboxen reinigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Picknickpakketten samenstellen
3 personen
Startpakketjes klaarleggen
2 personen
Telefoons en powerbanks opladen
Weersbesluit nemen
2 personen
Startlocatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Fietsenstalling inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Hapjes en fruit uitstallen
2 personen
EHBO-punt inrichten
Event
Begeleidersposten innemen
6 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Fietsroute uitleggen
Groepsfoto maken
2 personen
Fietstocht begeleiden
6 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Rustpunt openen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Binnenkomende fietsers opvangen
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Laatste route-informatie geven
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Fietsenstalling opruimen
2 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Gevonden voorwerpen bewaren
Routeborden en linten opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsetsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
- Fietsenrekkenaantal 30
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Broodmandenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Drankdispensersaantal 3
Sportmateriaal
- Fietshelmenaantal 8
- Reservefietsenaantal 2
- Fietspompenaantal 4
- Bandenplaksetsaantal 4
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Fietsgereedschapssetsaantal 3
- Fietsverlichtingaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 10
- Fietskaartenaantal 70
- Routehoudersaantal 10
- Fietsslotenaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Springtouwenaantal 6
- Ballenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 6
- Noodfluitjesaantal 8
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Routebordenaantal 20
- Pijlenstickersaantal 40
- Afzetlintaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Naamstickersaantal 80
- Stiftenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlampenaantal 8
Schoonmaak
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasteilenaantal 6
- Afwasbakkenaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan naast de hoofdroute een alternatieve route en controleer beide op drukke kruisingen, smalle paden en lastige oversteken. Noteer per rustpunt ook de afstand vanaf de start en de verwachte aankomsttijd.
- Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, routeafstand, startlocatie, contactpersoon, wat deelnemers zelf meenemen en hoe je omgaat met slecht weer.
- Vraag dieetwensen en actuele contactgegevens tegelijk met de aanmelding uit. Controleer de deelnemerslijst daarna nog één keer 2 tot 3 dagen voor vertrek, zodat je voor eten en noodgevallen de juiste aantallen hebt.
- Maak één aparte fietsp echset voor onderweg en leg reservebinnenbanden, een fietspomp, bandenplaksets en gereedschap bij een begeleider. Controleer fietsen en helmen minimaal 1 week vooraf, niet pas op de ochtend zelf.
- Koelboxen, koelelementen, waterkannen en drankdispensers vragen extra transport en schoonmaak. Reinig de koelboxen vóór het vullen en zet servies, thermoskannen en koffieapparaten de avond ervoor per tafel of rustpunt klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familiefietstocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, startlocatie en route. Reserveer rustpunten en een eetlocatie zodra je een indicatie van het aantal deelnemers hebt; controleer vergunningen of meldingen uiterlijk 4 weken vooraf.
- Hoeveel rustpunten plan je bij een familiefietstocht?
- Plan voor een tocht van 25 tot 35 kilometer minimaal 2 rustpunten: één rond kilometer 10 en één rond kilometer 20. Houd per rustpunt ongeveer 20 tot 30 minuten aan, langer als er jonge kinderen meerijden.
- Wanneer stuur je de informatie naar deelnemers?
- Stuur de definitieve deelnemersinformatie 7 dagen voor de fietstocht en een korte weers- of route-update 24 uur vooraf. Vermeld daarin ook het telefoonnummer van de organisatie en de procedure bij pech of een routewijziging.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een familiefietstocht?
- Reken bij warm weer op ongeveer 1 tot 1,5 liter drinken per persoon voor de tocht, naast koffie of thee bij een rustpunt. Neem extra water mee voor minimaal 10% van het verwachte aantal deelnemers, omdat kinderen en fietsers sneller bijvullen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!