Familiefietstocht organiseren: checklist van route tot start

Een familiefietstocht loopt soepel als je eerst de route en startlocatie vastlegt en daarna pas deelnemers, begeleiding en catering regelt. Plan naast de hoofdroute ook een alternatief en controleer de GPX-route vooraf. Reserveer tijd voor fietscontroles, routepijlen, EHBO en een fietscontrolepost. Met deze checklist houd je bovendien bij wanneer je deelnemersinformatie print, koelboxen vult en startpakketjes samenstelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Fietsroutes verkennen
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Routekaart maken
2 personen
GPX-route controleren
2 personen
Begeleiders werven
2 personen
EHBO-bezetting indelen
Fietscontrolepost plannen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Weersverwachting volgen
Deelnemerslijst definitief maken
Routewijzigingen doorgeven
Boodschappen doen
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Fietsen en helmen controleren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Versnaperingen portioneren
3 personen
Startpakketjes samenstellen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Rustpost inrichten
2 personen
EHBO- en reparatiepost inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet voorbereiden
4 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Begeleiders aanmelden
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Fietsen parkeren begeleiden
2 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Welkomstuitleg geven
Veiligheidsinstructies geven
Groepen laten vertrekken
4 personen
Routebegeleiding uitvoeren
6 personen
Rustpost bemannen
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Fietspech verhelpen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Kinderen begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Fietsenstalling vrijmaken
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Gevonden spullen terugbezorgen
Routebestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Fietspompaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsreparatiesetsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Inbussleutelsetsaantal 3
Fietsstandaardsaantal 2
Reservefietsenaantal 2
Fietshelmenaantal 8
Pionnenaantal 20
Routepijlenaantal 35
Afzetlintaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietsregistratielabelsaantal 60

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Wegwerphandschoenenaantal 2

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Routekaartenaantal 60
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
Afwasteilenaantal 3
Herbruikbare keukendoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast met afstand, rustpunten en een alternatief. Controleer de GPX-route uiterlijk enkele dagen voor vertrek op wegwerkzaamheden en onduidelijke kruisingen.
Maak de deelnemerslijst definitief voordat je cateringhoeveelheden berekent. Verzamel tegelijk dieetwensen en controleer alle contactgegevens, zodat routewijzigingen iedereen bereiken.
Plan per groep een begeleider en deel de EHBO-bezetting vooraf in. Gebruik portofoons of mobiele telefoons en controleer vóór de start of alle communicatieapparatuur opgeladen is.
Richt een fietscontrolepost in met een fietspomp, reservebinnenbanden en reparatiesets. Controleer fietsen en helmen niet pas bij vertrek: geef deelnemers vooraf een moment om gebreken te melden.
Bereid routepijlen, veiligheidshesjes en deelnemersinformatie uiterlijk de dag ervoor voor. Vul koelboxen en portioneer versnaperingen pas zo laat mogelijk, zodat eten en drinken onderweg bruikbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een familiefietstocht organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie en uitnodigingen. Maak de deelnemerslijst en route-informatie uiterlijk 1 week voor vertrek definitief.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een familiefietstocht?: Plan minimaal één begeleider per groep en wijs daarnaast vooraf de EHBO-bezetting aan. Bij meerdere groepen is extra ondersteuning nodig bij kruisingen, de fietscontrolepost en de achterhoede.
Wanneer moet ik de route van een familiefietstocht controleren?: Verken de route eerst bij het plannen en controleer de GPX-route opnieuw uiterlijk enkele dagen voor de tocht. Volg de weersverwachting en geef routewijzigingen zo snel mogelijk door.
Wat moet ik meenemen voor fietspech tijdens een familiefietstocht?: Zorg minimaal voor een fietspomp, reservebinnenbanden, bandenlichters, fietsreparatiesets en inbussleutelsets. Leg deze spullen bij de fietscontrolepost en neem reparatiemateriaal mee op de route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.