Familiefestival organiseren: checklist en planning

Een familiefestival vraagt vooral om een goede volgorde: eerst datum, locatie en programma, daarna gasten, leveranciers en materiaal. Plan activiteiten voor verschillende leeftijden en leg dieetwensen en allergieën op tijd vast. Controleer vergunningen en de weersverwachting voordat je tenten, tafels en buitenactiviteiten definitief maakt. Met een draaiboek, plattegrond en duidelijke taakverdeling voorkom je dat op de dag zelf nog boodschappen, spelmateriaal of naamkaartjes geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Activiteiten selecteren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Vergunningen controleren
Weersverwachting volgen
Definitieve gastenlijst maken
Allergieën aan leveranciers doorgeven
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Plattegrond afdrukken
Spelmateriaal controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Prijzen voor spellen klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes sorteren
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Spelstations opbouwen
4 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelronde begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Spelmaterialen aanvullen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Servies en keuken schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Picknickkleedaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Parasolaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Waterballonnenaantal 200
Ringwerpsetaantal 2
Zakloopzakkenaantal 8
Stoepkrijtaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalknijperaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een programma per tijdsblok en houd per activiteit minstens 15 minuten wisseltijd vrij. Zo lopen spelrondes, eten en optredens minder snel door elkaar.
Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk 10 dagen vooraf uit en geef die informatie daarna door aan leveranciers. Zet allergenen ook zichtbaar bij de betreffende hapjes en gerechten.
Maak een materiaalcontrole voor tenten, tafels, stoelen en servies en tel per onderdeel de aantallen. Reken daarnaast op minimaal 10 procent extra bekers, borden en bestek voor onverwachte gasten of vuil servies.
Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf en neem 48 uur voor de start een definitieve beslissing over parasols, partytenten en buitenactiviteiten. Leg bij slecht weer een binnenalternatief per activiteit klaar.
Druk het draaiboek en de plattegrond minstens 1 dag vooraf af en leg naamkaartjes, spelprijzen en gecontroleerd spelmateriaal apart. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor openen, opbouwen en een laatste veiligheidsronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het festival, zodat je de gastenlijst, dieetwensen en reserveringen op tijd kunt afronden.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een familiefestival versturen?: Stuur ze ongeveer 6 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van 2 tot 3 weken voor het evenement. Dan houd je nog minstens 10 dagen over om catering, naamkaartjes en hoeveelheden aan te passen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een familiefestival?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Plan bij hapjes 6 tot 8 kleine porties per persoon per uur en controleer de definitieve aantallen na de aanmelddeadline.
Wanneer controleer ik het weer voor een familiefestival buiten?: Bekijk de verwachting vanaf 7 dagen vooraf en neem 48 uur voor de start een definitieve beslissing over tenten en buitenactiviteiten. Controleer op de ochtend zelf nogmaals wind, regen en temperatuur voordat je de locatie opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.