Festival familial : la checklist pour ne rien oublier

Un festival familial demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les activités, les repas, les fournisseurs et l’aménagement du lieu, tout en gardant une solution pour la météo. Cette checklist de 77 tâches et 63 articles t’aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’ouverture du site. Tu y trouveras aussi les détails souvent oubliés : allergies, badges, plan du lieu, boissons fraîches et matériel de jeu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Sélectionner les activités
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les autorisations
Suivre les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
Communiquer les allergies aux fournisseurs
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Créer la playlist musicale
Préparer les prix pour les jeux
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les badges nominatifs
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Monter les stations de jeux
4 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer le tour de jeu
3 personnes
Fournir la musique
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 90
Tables hautesqté 6
Couverture de pique-niqueqté 8
Nappesqté 16
Parasolqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Balles d'eauqté 200
Set de lancer d’anneauxqté 2
Sacs de course en sacqté 8
Craie de trottoirqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Pince à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence 6 à 8 semaines avant le festival : fixe la date et le lieu, construis le programme, choisis les activités et envoie les invitations. Garde au moins 10 jours pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires.
Prévois une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement. Tu pourras alors établir la liste définitive, confirmer les quantités aux fournisseurs et transmettre les allergies sans devoir modifier le repas la veille.
Vérifie l’aménagement au plus tard 7 jours avant : tentes, tables pliantes, tables de buffet, chaises, tables hautes et couvertures de pique-nique. Contrôle aussi les autorisations et prévois des parasols ou un autre abri selon le lieu.
Deux jours avant, vérifie la liste des courses, fais les achats et mets les boissons au frais. Prépare les en-cas, les plats couverts et les bacs de maintien au chaud ; les oublis de vaisselle et de matériel de service sont plus difficiles à corriger le matin même.
La veille, imprime le déroulé et le plan, trie les badges nominatifs et vérifie le matériel de jeu. Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour installer le buffet, les boissons, les activités et les zones d’accueil avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival familial ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les fournisseurs, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
Quand demander les allergies et les besoins alimentaires ?: Demande-les dès l’inscription et fixe une date limite environ 3 semaines avant le festival. Transmets ensuite la liste consolidée aux fournisseurs au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Commence à suivre les prévisions 7 jours avant, puis vérifie-les chaque jour pendant les 3 derniers jours. Cette marge permet d’adapter les tentes, les parasols, les activités et l’aménagement des tables.
Que préparer la veille d’un festival familial ?: La veille, imprime le déroulé et le plan, prépare les badges, vérifie le matériel de jeu et refroidis les boissons. Termine aussi les préparations qui peuvent être faites à l’avance, comme les en-cas et la mise en place de la vaisselle.

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