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Familienfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Familienfestival braucht mehr als ein Programm und gutes Wetter. Du koordinierst Anmeldungen, Allergien, Reservierungen, Lieferanten, Spielmaterial und den Aufbau vor Ort. Plane zuerst Datum, Ort und Aktivitäten, danach Einladungen und Verpflegung. In den letzten Tagen zählen die Gästeliste, der Wetterplan und gedruckte Unterlagen; am Veranstaltungstag müssen Getränke, Buffet, Namensschilder und die geöffnete Location rechtzeitig bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Aktivitäten auswählen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lieferanten bestätigen

  • Genehmigungen prüfen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Allergien an Lieferanten weitergeben

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Preise für Spiele bereitstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Namenskarten sortieren

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Spielstationen aufbauen

    4 Personen

  • Kinderbereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Buffetgerichte bereitstellen

    4 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Teambriefing durchführen

    6 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Spielrunde betreuen

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Spielmaterial auffüllen

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    5 Personen

  • Spielmaterial sammeln

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abkoppeln

    2 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Geschirr und Küche reinigen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 90
  • StehtischeAnz. 6
  • PicknickdeckeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 16
  • SonnenschirmAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • WeingläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 80
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ZangenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 16
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 3

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdekorationAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 4
  • FrisbeesAnz. 6
  • SpringseileAnz. 8
  • KegelAnz. 20
  • ReifenAnz. 8
  • WasserballonsAnz. 200
  • Ringwurf-SetAnz. 2
  • SackhüpfsäckeAnz. 8
  • KreideAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • WischmoppAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MüllzangeAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Aktivitäten fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Familien Dauer, Altersgruppen und benötigte Anmeldungen einschätzen.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergien mit der Anmeldung und gib die endgültige Liste spätestens vor dem Einkauf an die Lieferanten weiter. Nachmeldungen am Vortag solltest du separat kennzeichnen.
  • Prüfe Reservierungen, Lieferanten und mögliche Genehmigungen mindestens eine Woche vor dem Festival. Warte damit nicht bis zur Wetterkontrolle, denn kurzfristige Änderungen betreffen oft auch Zelte und Mobiliar.
  • Drucke Drehbuch, Lageplan und Namensschilder spätestens am Vortag. Sortiere die Namenskarten nach Anmeldungen, damit die Ausgabe bei der Ankunft nicht zum Engpass wird.
  • Kühle Getränke früh genug und kontrolliere Spielmaterial, Preise und Buffetgeschirr vor dem Aufbau. Für Kaffee und warme Speisen solltest du außerdem Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Warmhaltebehälter gemeinsam prüfen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Familienfestival planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Reservierungen. Einladungen sollten etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wann sollte man die endgültige Gästeliste für ein Familienfestival erstellen?
Schließe die Gästeliste spätestens drei bis fünf Tage vor dem Festival ab. Danach kannst du Namensschilder sortieren, Allergien an Lieferanten weitergeben und die Mengen für Einkauf und Buffet kontrollieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Familienfestivals?
Plane mindestens zwei bis drei Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Beschilderung und Spielstationen ein. Öffne die Location so früh, dass Getränke gekühlt und Unterlagen vor dem Eintreffen der ersten Gäste bereitliegen.
Was muss man bei schlechtem Wetter für ein Familienfestival vorbereiten?
Verfolge die Wettervorhersage ab etwa einer Woche vorher und triff spätestens 48 Stunden vorher eine Entscheidung. Prüfe dann, ob Partyzelte, Sonnenschirme, überdachte Sitzplätze und ein angepasster Lageplan verfügbar sind.

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