Familiefestival organiseren: een praktische checklist
Een familiefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat eten. Je regelt een locatie, vergunningen, verzekering, aanmeldingen, activiteiten, techniek, catering en een plan voor slecht weer. Begin met datum, tijden en locatie en werk daarna toe naar bezoekersinformatie, leveranciers en materiaal. In de laatste week controleer je dieetwensen, routeborden, naamkaartjes, boodschappen en de weersverwachting. Met deze checklist houd je de 87 taken en 57 benodigdheden in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Spelactiviteiten kiezen
2 personen
Muziek samenstellen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Materiaal reserveren
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bepalen
2 personen
Aanmeldingen bijwerken
2 personen
Dieetlijst controleren
2 personen
Programma afdrukken
Routeborden maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Sausjes voorbereiden
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
EHBO-tas klaarzetten
Telefoonnummers printen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Spelzones afzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Lichtkabels veilig leggen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Hapjes schikken
3 personen
Barbecue voorbereiden
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Inschrijving klaarmaken
2 personen
Event
Openingsmuziek starten
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Kinderspellen begeleiden
4 personen
Volksspellen begeleiden
3 personen
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Fotomoment begeleiden
Barbecue aansteken
2 personen
Salades klaarzetten
2 personen
Barbecue bereiden
4 personen
Barbecue serveren
4 personen
Vegetarische porties markeren
Kinderdisco begeleiden
3 personen
Dessertbuffet openen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Eten afdekken
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Schoonmaakmateriaal opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Buffettafelsaantal 4
- Inschrijftafel
- Krukkenaantal 12
- Koelboxenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 20
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 14
- Naamkaartjesaantal 120
- Krijtbordenaantal 6
- Krijtstiftenaantal 12
- Routebordenaantal 8
Apparatuur
- Barbecuesaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelmattenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 12
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
- Aluminium schalenaantal 20
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 3
- Afwasborstelsaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Lantaarnsaantal 8
- Batterijenaantal 24
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Frisbeesaantal 6
- Springtouwenaantal 8
- Hoepelsaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Waterballonnenaantal 200
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, tijden en locatie eerst vast; controleer daarna meteen vergunningen en verzekering, zodat je geen uitnodigingen verstuurt voordat de basis geregeld is.
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de dieetlijst uiterlijk een week voor het festival. Gebruik het definitieve aantal bezoekers voor catering, servies, stoelen en drank.
- Maak naast het buitenprogramma een alternatief weerplan. Controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur vooraf en zorg dat partytenten, tafels en activiteiten ook bij regen bruikbaar zijn.
- Test techniek minimaal één dag eerder: luidsprekers, mengpaneel, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen. Leg routeborden en krijtborden klaar voordat bezoekers arriveren.
- Plan de laatste boodschappen en voorbereiding niet allemaal op de ochtend zelf. Koel dranken vooraf, was groenten en maak sausjes eerder, zodat je op de dag alleen nog hoeft op te bouwen en uit te serveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familiefestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, tijden, vergunningen en verzekering. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en werk de aanmeldingen daarna wekelijks bij.
- Wanneer moet ik de catering voor een familiefestival bestellen?
- Bestel catering en reserveer materiaal ongeveer 3 tot 4 weken vooraf, op basis van de voorlopige aanmeldingen. Controleer de dieetlijst opnieuw 7 dagen voor het festival en geef wijzigingen direct door.
- Hoeveel drank moet ik voorzien voor een familiefestival?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koel de eerste voorraad vooraf in koelboxen en houd extra water apart voor kinderen en warm weer.
- Wanneer controleer ik het weer voor een familiefestival?
- Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf voor de planning en opnieuw 48 uur voor de start. Neem dan definitief het alternatieve weerplan door en bepaal waar partytenten, tafels en activiteiten komen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!