Familienfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Familienfestival braucht mehr als ein Programm und gutes Wetter. Mit dieser Checkliste planst du Location, Genehmigungen, Einladungen, Catering und Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge. Besonders leicht werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik und ein alternativer Wetterplan übersehen. Plane außerdem genug Zeit für Aufbau, Beschilderung, Kühlung und die Ausgabe am Buffet ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm erstellen
2 Personen
Spielaktivitäten auswählen
2 Personen
Musik zusammenstellen
Lieferanten bestätigen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Material reservieren
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Wetterplan festlegen
2 Personen
Anmeldungen aktualisieren
2 Personen
Diätliste prüfen
2 Personen
Programm drucken
Wegweiser erstellen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse waschen
2 Personen
Saucen vorbereiten
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Tasche bereitstellen
Telefonnummern ausdrucken
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Spielzonen absperren
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Lichtkabel sicher verlegen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
Snacks anrichten
3 Personen
Grill vorbereiten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Anmeldung vorbereiten
2 Personen

Event

Eröffnungsmusik starten
Besucher empfangen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
Kinderspiele betreuen
4 Personen
Volksspiele betreuen
3 Personen
Kreative Aktivität begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Fotomoment begleiten
Grill anzünden
2 Personen
Salate bereitstellen
2 Personen
Grill vorbereiten
4 Personen
Barbecue servieren
4 Personen
Vegetarische Portionen kennzeichnen
Kinderdisco betreuen
3 Personen
Dessertbuffet eröffnen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Essen abdecken
2 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Lichtanlage ausschalten
2 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Spielmaterial sortieren
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Reinigungsmaterial verstauen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
Anmeldetisch
HockerAnz. 12
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 120
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12
WegweiserAnz. 8

Ausstattung

GrillsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlmattenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AluminiumschalenAnz. 20

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
SpülbürstenAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 12
BesensetsAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
FrisbeesAnz. 6
SpringseileAnz. 8
ReifenAnz. 8
KegelAnz. 20
WasserballonsAnz. 200

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location früh und kläre spätestens einige Wochen vor dem Termin, ob Genehmigungen und Versicherung nötig sind. Prüfe außerdem, ob Stromanschlüsse, Toiletten und ein Ausweichbereich vorhanden sind.
Verschicke die Einladungen mit einer klaren Rückmeldefrist. Erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Diätliste unmittelbar vor der Catering-Bestellung.
Plane das Programm in Zeitblöcken von 30 bis 60 Minuten. Für Familien funktionieren mehrere kurze Spielaktivitäten besser als ein einziger langer Programmpunkt, besonders wenn Kinder unterschiedlichen Alters teilnehmen.
Kläre Technik und Aufbau getrennt: Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Verlängerungskabel müssen vor Ort getestet werden. Rechne für Wegweiser, Anmeldetisch, Namensschilder und Buffet mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und entscheide dann über den Alternativplan. Partyzelte, Kühltaschen und gekühlte Getränke sollten nicht erst am Veranstaltungstag organisiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Familienfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Genehmigungen. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Festival verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig auswerten kannst.
Wie viele Getränke braucht man für ein Familienfestival?: Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro erwachsene Person und zusätzlich Wasser für Kinder ein. Bei warmem Wetter solltest du pro Person und Stunde mindestens 0,5 Liter alkoholfreie Getränke verfügbar haben.
Wann soll man die Teilnehmerzahl und Diätwünsche prüfen?: Setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Festival und aktualisiere die Anmeldungen danach regelmäßig. Prüfe die endgültige Teilnehmerzahl und die Diätliste spätestens 3 bis 5 Tage vor der Catering-Bestellung.
Was braucht ein Familienfestival bei schlechtem Wetter?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob Partyzelte oder ein anderer Ausweichbereich genutzt werden. Informiere Helfer und Gäste mindestens 24 Stunden vorher über Änderungen bei Ort, Programm oder Anreise.

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