Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress

Begin een familiedag niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Daarna werk je van grof naar fijn: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, het programma vastleggen en pas dan inkopen en opbouwen. Bij een familiedag gaat het vaak mis doordat kinderen, ouderen en verschillende eetwensen niet in één planning passen. Plan daarom rustmomenten, controleer het weer en leg vooraf vast wie verantwoordelijk is voor eten, activiteiten en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen registreren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Programma definitief maken
2 personen
8
Spelactiviteiten kiezen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Weersverwachting controleren
11
Definitieve deelnemerslijst maken
12
Dieetlijst afdrukken
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Spelmateriaal controleren
2 personen
18
Muziek afspeellijst maken
19
Naamkaartjes schrijven
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Locatie inspecteren
2 personen
23
Looproutes vrijmaken
2 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Buffettafels inrichten
2 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Drankpunt inrichten
2 personen
30
Koelboxen vullen
2 personen
31
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
32
Hapjes op schalen leggen
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Welkomstbord plaatsen
35
Spelstations uitzetten
3 personen
36
Prijzentafel inrichten
2 personen
37
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
38
Verlichting testen
2 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
43
Gasten verwelkomen
3 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Welkomsthapjes serveren
2 personen
47
Kinderspellen begeleiden
4 personen
48
Volwassenspellen begeleiden
3 personen
49
Speurtocht begeleiden
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Buffet klaarzetten
3 personen
53
Warm eten serveren
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Dessert serveren
2 personen
56
Muziek verzorgen
57
Dansvloer vrijhouden
58
Prijzen uitreiken
2 personen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Eten en drinken opruimen
3 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 60
Buffettafelaantal 3
Barkrukaantal 6
Picknickkleedaantal 8
Tafelkleedaantal 8
Tafelloperaantal 6

Servies

Herbruikbaar bordaantal 70
Herbruikbare komaantal 60
Herbruikbaar glasaantal 100
Koffiekopaantal 50
Theeglasaantal 30
Besteksetaantal 70
Opscheplepelaantal 8
Serveerschaalaantal 12
Serveertangaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 4
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxaantal 4
IJsblokjesbakaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 3
Powerbankaantal 2

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8
Zaklampaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingeraantal 8
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukaantal 6
Naamkaartjeaantal 60
Welkomstbord
Stoepkrijtaantal 12

Sportmateriaal

Voetbalaantal 3
Basketbalaantal 2
Volleybalaantal 2
Frisbeeaantal 4
Touwtrektouw
Springtouwaantal 8
Pionaantal 20
Hoepelaantal 10
Waterballonaantal 100
Zakloopzakaantal 8
Bocciasetaantal 2
Tennisbalaantal 20
Sportfluitaantal 3
Speurtochtkaartaantal 30
Prijsbekertjeaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilaantal 3
Emmeraantal 3
Afwasbakaantal 3
Microvezeldoekaantal 20
Toiletreinigingsborstelaantal 2
Handschoenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 4 weken vooraf en vraag om een reactie met het aantal volwassenen, kinderen en eventuele dieetwensen. Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de familiedag, zodat je inkopen en naamkaartjes kunt afronden.
Maak het programma niet te vol: plan maximaal drie vaste activiteiten op één dag en houd per onderdeel 15 minuten uitloop aan. Zet spelactiviteiten klaar voordat de eerste gasten komen, zodat je niet tijdens het eten nog materiaal hoeft te zoeken.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bij een buitenlocatie moeten partytenten, tafels en looproutes uiterlijk 2 uur voor aankomst geregeld zijn; zorg ook dat stroom en verlengkabels veilig liggen.
Maak de definitieve deelnemerslijst en dieetlijst 5 tot 7 dagen vooraf. Zet eten voor specifieke dieetwensen apart, label het duidelijk en gebruik aparte opscheplepels om verwisseling aan het buffet te voorkomen.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en bereid hapjes die kunnen wachten eerder op de dag. Zet koffie, thee en water op een vaste plek met servies en bestek, zodat gasten niet bij de keuken of koelkast blijven samenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum en locatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de familiedag en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een familiedag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassene en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor hapjes kun je gemiddeld 4 tot 6 stuks per persoon per uur aanhouden, naast een geplande maaltijd.
Hoe plan je een familiedag met kinderen en ouderen?: Plan maximaal drie activiteiten en wissel een actief onderdeel af met minimaal 30 minuten rust of vrij gesprek. Zorg dat zitplaatsen, toilet en buffet zonder lange looproute bereikbaar zijn.
Wanneer controleer je het weer voor een familiedag buiten?: Bekijk de verwachting 3 dagen vooraf voor de hoofdkeuzes en controleer opnieuw op de ochtend zelf. Neem bij kans op regen uiterlijk 24 uur vooraf een beslissing over partytenten, binnenruimte en aangepaste activiteiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.