Cómo organizar un Día familiar paso a paso

Un Día familiar funciona mejor cuando se organiza en este orden: fecha y lugar, invitaciones, confirmación de asistentes, programa y preparación del espacio. Empieza cerrando las inscripciones y las preferencias alimentarias; sin esos datos, comprar comida y montar las mesas se convierte en una apuesta. Después ajusta las actividades al pronóstico y prepara por separado el material de juego, el bufé y las bebidas. El día anterior deja enfriando las bebidas y lleva impreso el plan de trabajo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Redactar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Registrar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar inscripciones
7
Definir el programa final
2 personas
8
Elegir actividades de juego
2 personas
9
Hacer reservas
10
Comprobar el pronóstico del tiempo
11
Crear la lista final de participantes
12
Imprimir la lista de dietas
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Enfriar bebidas
2 personas
16
Preparar aperitivos
3 personas
17
Comprobar el material de juego
2 personas
18
Crear lista de reproducción
19
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Llevar materiales al lugar
3 personas
22
Inspeccionar el lugar
2 personas
23
Despejar las rutas de paso
2 personas
24
Montar las carpas
4 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Montar mesas de buffet
2 personas
28
Montar el punto de café
2 personas
29
Montar el punto de bebidas
2 personas
30
Llenar las neveras portátiles
2 personas
31
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
32
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar el cartel de bienvenida
35
Montar las estaciones de juego
3 personas
36
Montar la mesa de premios
2 personas
37
Conectar el equipo de música
2 personas
38
Probar la iluminación
2 personas
39
Comprobar los baños
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

42
Atender la mesa de recepción
2 personas
43
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
44
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
45
Servir café y té
2 personas
46
Servir aperitivos de bienvenida
2 personas
47
Coordinar los juegos infantiles
4 personas
48
Supervisar juegos para adultos
3 personas
49
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Recoger la basura
2 personas
52
Preparar el buffet
3 personas
53
Servir comida caliente
4 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Servir el postre
2 personas
56
Proporcionar la música
57
Mantener libre la pista de baile
58
Entregar premios
2 personas
59
Anunciar la última ronda
60
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

61
Recoger comida y bebida
3 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Clasificar residuos
3 personas
64
Limpiar mesas y sillas
3 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Devolver los materiales
3 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesa plegablecant. 8
Silla plegablecant. 60
Mesa del bufécant. 3
Taburete de barcant. 6
Manta de picniccant. 8
Mantelcant. 8
Camino de mesacant. 6

Vajilla

Plato reutilizablecant. 70
Cuenco reutilizablecant. 60
Vaso reutilizablecant. 100
Taza de cafécant. 50
Vaso de técant. 30
Juego de cubiertoscant. 70
Cuchara de servircant. 8
Fuente para servircant. 12
Pinza para servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termocant. 4
Tabla de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Nevera portátilcant. 4
Balde para cubitos de hielocant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Recipiente herméticocant. 12

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Cable alargadorcant. 4
Regletacant. 3
Powerbankcant. 2

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámpara LEDcant. 8
Linternacant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldacant. 8
Guirnalda de banderinescant. 4
Arreglo floralcant. 6
Tarjeta de nombrecant. 60
Cartel de bienvenida
Tiza para aceracant. 12

Material deportivo

Fútbolcant. 3
Baloncestocant. 2
Voleibolcant. 2
Frisbeecant. 4
Cuerda para tira y afloja
Cuerda para saltarcant. 8
Conocant. 20
Arocant. 10
Globo de aguacant. 100
Saco para carrera de sacoscant. 8
Set de bochascant. 2
Pelota de teniscant. 20
Silbato deportivocant. 3
Mapa de búsqueda del tesorocant. 30
Trofeocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cubocant. 3
Fregadero de lavadocant. 3
Paño de microfibracant. 20
Cepillo de limpieza de inodorocant. 2
Guantecant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de hacer la compra. Imprime una lista final de participantes y otra con las dietas para no depender de mensajes sueltos el mismo día.
Define el programa cuando ya conozcas el número de familias. Reserva con antelación las actividades o espacios que lo requieran y deja una alternativa si el pronóstico anuncia lluvia.
Revisa el lugar al llegar, antes de descargar todo. Despeja las rutas de paso y decide dónde irán las carpas, las mesas del bufé y las mantas de picnic.
Prepara el material de juego en una caja independiente y comprueba cada elemento antes de salir. Así no tendrás que buscarlo mientras atiendes a los invitados.
Calcula el montaje con margen: lleva el plan de trabajo impreso, monta primero las carpas y las mesas, y coloca después vajilla, comida y bebidas. Enfría las bebidas el día anterior y reserva un punto claro para la cafetera y el hervidor.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes. Pide que confirmen su asistencia y sus preferencias dietéticas como máximo 7 días antes, para poder cerrar la compra y el programa.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?: Cierra la lista aproximadamente una semana antes del evento. Imprime la lista final y la lista de dietas el día anterior, después de confirmar las últimas inscripciones.
¿Qué se prepara el día anterior en un Día familiar?: El día anterior conviene enfriar las bebidas, preparar los aperitivos, comprobar el material de juego y dejar listo el plan de trabajo. También puedes crear las tarjetas de nombre y revisar la lista de la compra.
¿A qué hora hay que llegar para montar un Día familiar?: Llega entre 90 y 120 minutos antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite inspeccionar el lugar, despejar los accesos, montar las carpas y colocar mesas, sillas y el bufé sin hacerlo con prisas.

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