Organiser une journée en famille sans rien oublier

Une journée en famille se prépare d’abord avec une date, un lieu et une estimation réaliste du nombre de participants. Ensuite, avancez dans cet ordre : invitations et inscriptions, besoins alimentaires, programme, réservations, puis achats et installation. Le plus souvent, les oublis concernent les régimes alimentaires, le matériel de jeu, les boissons à refroidir et les solutions en cas de pluie. Ce plan vous aide à répartir les 68 tâches et les 66 éléments nécessaires jusqu’à l’accueil des familles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Enregistrer les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Finaliser le programme
2 personnes
8
Choisir les activités de jeu
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Vérifier les prévisions météo
11
Établir la liste définitive des participants
12
Imprimer la liste des régimes alimentaires
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
18
Créer la playlist musicale
19
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Inspecter le lieu
2 personnes
23
Dégager les voies de circulation
2 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer les tables de buffet
2 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Installer le point boissons
2 personnes
30
Remplir les glacières
2 personnes
31
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
32
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer le panneau de bienvenue
35
Installer les postes de jeu
3 personnes
36
Mettre en place la table des prix
2 personnes
37
Brancher l'installation de musique
2 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir les amuse-bouches de bienvenue
2 personnes
47
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
48
Encadrer les jeux pour adultes
3 personnes
49
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler les déchets
2 personnes
52
Mettre le buffet en place
3 personnes
53
Servir un repas chaud
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Servir le dessert
2 personnes
56
Fournir la musique
57
Dégager la piste de danse
58
Remettre les prix
2 personnes
59
Annoncer le dernier tour
60
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 60
Table de buffetqté 3
Tabouret de barqté 6
Couverture de pique-niqueqté 8
Nappeqté 8
Chemin de tableqté 6

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 70
Bol réutilisableqté 60
Verre réutilisableqté 100
Tasse à caféqté 50
Verre à théqté 30
Set de couvertsqté 70
Cuillère de serviceqté 8
Plat de serviceqté 12
Pince de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièreqté 4
Bac à glaçonsqté 4
Papier aluminiumqté 3
Boîte hermétiqueqté 12

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 3
Batterie externeqté 2

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8
Lampe de pocheqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandeqté 8
Guirlande de fanionsqté 4
Composition floraleqté 6
Badge nominatifqté 60
Panneau d’accueil
Craie de trottoirqté 12

Matériel de sport

Footballqté 3
Basket-ballqté 2
Volley-ballqté 2
Frisbeeqté 4
Corde de tir à la corde
Corde à sauterqté 8
Côneqté 20
Cerceauqté 10
Bombe à eauqté 100
Sac de course en sacqté 8
Set de bocciaqté 2
Balle de tennisqté 20
Sifflet de sportqté 3
Carte de chasse au trésorqté 30
Petite coupe de prixqté 12

Nettoyage

Poubelleqté 6
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Seauqté 3
Évier de vaisselleqté 3
Chiffon microfibreqté 20
Brosse de nettoyage des toilettesqté 2
Gantqté 12

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations au moins 3 semaines avant la journée et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires et le nombre de chaises, assiettes et verres.
Finalisez le programme après les inscriptions, pas avant. Prévoyez au moins 2 activités de jeu et gardez une solution de remplacement si la météo empêche l’activité prévue dehors.
Faites les réservations dès que la date et le lieu sont confirmés, puis vérifiez les prévisions météo 48 heures avant. Ce délai permet encore d’ajuster les tentes de réception, les tables et les espaces de circulation.
La veille, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et regroupez les aliments dans des boîtes hermétiques ou une glacière. Imprimez aussi la liste des régimes alimentaires : compter sur sa mémoire le jour même crée facilement une erreur.
Arrivez assez tôt pour inspecter le lieu, dégager les voies de circulation et installer les tables avant l’arrivée des familles. Testez l’enceinte Bluetooth, les rallonges et les multiprises avant de lancer la musique ou une activité nécessitant du courant.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée en famille ?: Commencez 3 à 4 semaines avant la date prévue. Envoyez les invitations dès que le lieu est confirmé et fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les repas et le matériel.
Quand demander les régimes alimentaires des participants ?: Demandez-les directement avec l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 jours avant l’événement. Imprimez la liste définitive la veille ou le matin même.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière 48 heures avant. Vous pourrez ainsi confirmer les tentes, déplacer certaines activités ou préparer une solution intérieure.
Combien de temps prévoir pour installer le lieu ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour acheminer le matériel, monter les tentes et installer les tables, chaises, buffet et vaisselle. Ajoutez 30 minutes si le lieu est extérieur ou si plusieurs espaces de jeu sont prévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.