Familiedag organiseren: een checklist die werkt
Een familiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum prikken en eten bestellen. Je moet reacties, dieetwensen en vervoer tijdig verzamelen, activiteiten afstemmen op verschillende leeftijden en voldoende zit- en koelruimte regelen. Begin met de vaste onderdelen en werk daarna toe naar de praktische uitvoering: programma, boodschappen, servies en spelmateriaal. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt en welke details vaak pas op de dag zelf problemen geven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Programma opstellen
2 personen
Spelactiviteiten selecteren
2 personen
Reserveringen maken
Weersverwachting controleren
Definitieve gastenlijst maken
Tafelindeling bepalen
2 personen
Spelregels uitschrijven
Muziekselectie samenstellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Activiteitenpakketten samenstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen opbergen
2 personen
Koelruimte vrijmaken
2 personen
Koelboxen controleren
2 personen
Batterijen opladen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Broodjes klaarmaken
3 personen
Desserts portioneren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Terrein veilig maken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Toiletten controleren
Teambriefing houden
4 personen
Event
Gasten verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Familiespel begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Sportwedstrijd begeleiden
4 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Eten serveren
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Avondspel begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheid nemen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Afvalbakken legen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Eten gekoeld opbergen
2 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Biertafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Stoelenaantal 70
- Klapstoelenaantal 10
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedtafelsaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Soepkommenaantal 70
- Drinkglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 50
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Koffielepelsaantal 50
Keuken
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen kleinaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 5
- Waterkannenaantal 8
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Verlengsnoerenaantal 5
- Stekkerdozenaantal 5
- Oplaadbare batterijenaantal 12
- Batterijladersaantal 3
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Volleybalaantal 2
- Frisbeesaantal 4
- Touwtrektouw
- Pionnenaantal 20
- Hoepelsaantal 8
- Springtouwenaantal 8
- Waterballonnenaantal 100
- Spelkaartenaantal 6
- Bordspellenaantal 8
- Puzzelsaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Tafeldecoratiesaantal 10
- Naamkaartjesaantal 70
- Stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 3
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Lantaarnsaantal 6
- Theelichthoudersaantal 12
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalcontainersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiepompjesaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen met een duidelijke uiterste aanmelddatum, zodat je de gastenlijst, dieetwensen en vervoersbehoeften op tijd kunt verwerken.
- Plan per activiteit 30 tot 60 minuten en houd minstens één rustmoment vrij. Schrijf de spelregels vooraf uit en maak activiteitenpakketten, zodat je op de familiedag niet nog materiaal bij elkaar hoeft te zoeken.
- Controleer niet alleen het aantal stoelen, maar ook de tafels voor eten, drinken en activiteiten. Reken voor elke gast op een zitplaats en zet voor kinderen en oudere familieleden enkele extra klapstoelen klaar.
- Maak de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf definitief. Controleer vervolgens of er genoeg dinerborden, dessertborden, drinkglazen, bestek en serveermateriaal is; koelruimte en thermoskannen worden daarbij vaak vergeten.
- Test muziekapparatuur en laad batterijen uiterlijk de avond ervoor op. Controleer ook de weersverwachting 24 uur vooraf en beslis dan of partytenten, koelboxen en een alternatief binnenprogramma nodig zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een familiedag organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de familiedag, zodat je catering en indeling kunt afronden.
- Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst voor een familiedag maken?
- Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf. Gebruik die lijst voor de tafelindeling, naamkaartjes, boodschappen en het aantal activiteitenpakketten.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een familiedag?
- Voorzie één zitplaats per gast en houd 5 tot 10 procent extra aan voor onverwachte bezoekers of kapotte stoelen. Bij 40 gasten betekent dat ongeveer 42 tot 44 stoelen.
- Wanneer controleer ik het weer voor een familiedag buiten?
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Regel bij kans op regen een binnenalternatief of zet partytenten en een droge plek voor eten en materiaal klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!