Journée en famille : la checklist d’organisation

Une journée en famille demande de coordonner les inscriptions, les repas, les trajets et les activités sans laisser les détails au dernier moment. Commence par fixer la date et le lieu, puis recueille les besoins alimentaires et de transport avant de construire le programme. Les réservations, la météo et la liste définitive des invités servent ensuite à ajuster les tables, le matériel et les quantités. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, jusqu’à la préparation du service et des jeux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Élaborer le programme
2 personnes
Sélectionner les activités de jeu
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
Déterminer l’agencement des tables
2 personnes
Rédiger le règlement
Composer la sélection musicale
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les kits d’activités
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Ranger les denrées non périssables
2 personnes
Libérer la chambre froide
2 personnes
Contrôler les glacières
2 personnes
Recharger les batteries
Tester le matériel de musique
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Sécuriser le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer un jeu familial
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Encadrer la compétition sportive
4 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Animer le jeu du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faire ses adieux
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Vider les poubelles
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Stocker les aliments au frais
2 personnes
Éteindre le matériel audio
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaisesqté 70
Chaises pliantesqté 10
Tables hautesqté 4
Tables nappéesqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Bol à soupeqté 70
Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 50

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service petitsqté 8
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 5
Carafes d’eauqté 8
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Piles rechargeablesqté 12
Chargeurs de batterieqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 4
Corde de tir à la corde
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Balles d'eauqté 100
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Puzzlesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Décorations de tableqté 10
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lanternesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 3 semaines avant la journée. Relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant de figer les quantités et la liste des invités.
Prépare un programme avec des créneaux précis, notamment pour les repas, les jeux et les temps calmes. Garde une activité de remplacement si la météo empêche le programme extérieur.
Vérifie les prévisions météo à J-3 puis la veille. Cette vérification permet de confirmer les tentes, l’agencement des tables et les solutions de transport plutôt que de modifier l’installation le matin même.
Compte séparément les places assises pour le repas, le buffet et les activités. Prépare les badges nominatifs et les kits de jeux la veille afin de ne pas mélanger accueil, décoration et service le jour venu.
Regroupe le matériel par fonction : vaisselle, service, boissons, jeux et musique. Contrôle les glacières, recharge les batteries et teste le matériel audio au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse à J-14 pour pouvoir réserver, prévoir les tables et adapter les quantités de repas.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Consulte les prévisions à J-3, puis une dernière fois la veille. Si la journée se déroule dehors, décide au plus tard la veille où installer les tentes et comment déplacer les activités en cas de pluie.
Combien de temps prévoir pour installer une journée en famille ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle, la décoration et les activités. Ajoute 30 minutes de contrôle avant l’arrivée des premiers invités.
Quand préparer la nourriture et les boissons ?: Range les denrées non périssables plusieurs jours avant et fais les courses principales 1 à 2 jours avant. Prépare le service traiteur, les glacières et les boissons froides la veille, puis vérifie les quantités le matin même.

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