Checklist para organizar un Día familiar

Un Día familiar reúne comidas, juegos y personas de distintas edades, así que conviene organizarlo por fases. Empieza cerrando la fecha, el lugar y las inscripciones; después confirma dietas, transporte y actividades. Durante la última semana, prepara el programa, el material de los juegos, las tarjetas de nombre y la distribución de las mesas. Las compras no perecederas pueden adelantarse, pero deja despejada la zona de refrigeración y revisa las neveras portátiles antes del día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recabar las necesidades de transporte
Elaborar el programa
2 personas
Seleccionar actividades de juegos
2 personas
Hacer reservas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la lista definitiva de invitados
Definir la distribución de las mesas
2 personas
Redactar las reglas del juego
Preparar la selección musical
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar los paquetes de actividades
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar las compras no perecederas
2 personas
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
Comprobar las neveras portátiles
2 personas
Cargar las baterías
Probar el equipo de música
2 personas
Preparar el material del juego
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar los bocadillos
3 personas
Porcionar postres
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Asegurar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la música
2 personas
Montar las zonas de juego
3 personas
Colocar los carteles de nombre
2 personas
Comprobar los baños
Hacer briefing al equipo
4 personas

Evento

Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Presentar el programa
Servir café y té
2 personas
Guiar el juego familiar
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Coordinar la competición deportiva
4 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la comida
4 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Servir el postre
3 personas
Coordinar el juego nocturno
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Despedirse
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Guardar la comida en frío
2 personas
Apagar el equipo de música
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar el material de juego
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Comprobar la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de cervezacant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Sillascant. 70
Sillas plegablescant. 10
Mesas altascant. 4
Mesas con mantelcant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazones para sopacant. 70
Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharillas de cafécant. 50

Cocina

Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir pequeñascant. 8
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 5
Jarras de aguacant. 8
Cubiterascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 5
Regletascant. 5
Baterías recargablescant. 12
Cargadores de bateríascant. 3

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Voleibolcant. 2
Frisbeescant. 4
Cuerda para tira y afloja
Conoscant. 20
Aroscant. 8
Cuerdas para saltarcant. 8
Globos de aguacant. 100
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 8
Puzlescant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Decoraciones de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 70
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Farolescant. 6
Portavelascant. 12

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6
Contenedores de basuracant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para preparar la lista definitiva de invitados, las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte sin trabajar con estimaciones.
Prepara el programa y las reglas de los juegos entre 3 y 5 días antes. Reserva actividades o espacios con antelación y deja una alternativa lista si el pronóstico anuncia lluvia.
Haz la compra de productos no perecederos 3 o 4 días antes y guarda esos productos juntos. La compra de alimentos frescos y la preparación del catering pueden quedar para el día anterior.
Calcula una mesa de buffet aparte de las mesas donde se come y comprueba que hay sillas para todas las personas inscritas, incluidos niños y acompañantes. Deja también espacio para moverse entre las actividades y la comida.
El día anterior, prepara los paquetes de actividades, clasifica la decoración, carga las baterías y prueba el equipo de música. Revisa las neveras portátiles y despeja la zona de refrigeración antes de empezar a enfriar bebidas y alimentos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, el lugar, las reservas y las invitaciones. Deja la confirmación definitiva de asistentes para unos 7 días antes.
¿Cuándo debo pedir las preferencias dietéticas?: Solicítalas junto con la inscripción y ciérralas 7 días antes del evento. Así puedes adaptar el catering y evitar compras de última hora.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Prepara el material de los juegos, los paquetes de actividades, las tarjetas de nombre, la decoración y el catering que pueda conservarse. También conviene probar el equipo de música, cargar las baterías y revisar las neveras portátiles.
¿Cuándo conviene comprobar el pronóstico del tiempo?: Compruébalo 5 días antes para decidir si necesitas carpas o un plan alternativo, y vuelve a revisarlo la víspera. Si el evento es al aire libre, confirma también la distribución de mesas y actividades según el tiempo previsto.

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